مستندسازی سیستم کسب و کار

یکی از الزامات سیستم سازی کسب و کار، مستندسازی آن می باشد. بطور معمول در مستندسازی سیستم کسب و کار، روشهای انجام فعالیت های کاری در قالب سه مدرک با عناوین فرآیندها، روش های اجرایی و دستورالعمل های کاری مکتوب می گردد.

با مکتوب نمودن و تدوین روش های انجام کار شما شناخت بیشتری از کسب و کارتان پیدا خواهید کرد و در ضمن شناخت و درک بهتری از نقاط قوت و ضعف آن پیدا خواهید کرد. مستندسازی شبیه نوشتن دیکته است تا ننویسیم نمی توانیم میزان مهارت مدیریت کسب و کارمان را ارزیابی و بهبود بخشیم.     

الزامات سیستم مدیریت کیفیت  ISO9001:2015  در خصوص مستندسازی

۷ – ۵ – اطلاعات مدون

۷ – ۵ – ۱ – الزامات عمومی

سیستم مدیریت کیفیت سازمان باید شامل موارد زیر باشد :

الف- اطلاعات مدون مورد نیاز این استاندارد بین المللی

ب – اطلاعات مدون تعیین شده توسط سازمان که برای اثر بخشی سیستم مدیریت کیفیت لازم است.

در بالای هرم مدارک، حجم مدارک کمتر، مدارک مدیریتی و استراتژیک، خط مشی ، چشم انداز، … 

به سمت پایین هرم، حجم مدارک بیشتر،  مدارک کاری و عملیاتی  

خط مشی کیفیت 

نظامنامه 

فرآیندها

روش های اجرایی

دستورالعمل های کاری

نکته: میزان اطلاعات مدون برای یک سیستم مدیریت کیفیت می تواند از سازمانی به سازمان دیگر به دلایل زیر تفاوت کند:

  • اندازه سازمان و نوع فعالیتها، فرآیندها، محصولات و خدمات سازمان
  • پیچیدگی فرآیندها و تعامل آنها با هم
  • شایستگی افراد

تصویر مستندسازی کسب و کار

۷ -۵ – ۲ – ایجاد و به روز رسانی

در هنگام ایجاد و به روز رسانی اطلاعات مدون، سازمان باید از صحت موارد زیر اطمینان حاصل کند:

الف- شناسایی و توصیف (مانند عنوان، تاریخ، نویسنده، یا شماره مرجع)

ب – قالب (مانند زبان، نسخه نرم افزار، ساختار گرافیکی) و رسانه (مانند کاغذی، الکترونیکی)

پ – بازنگری و تصویب برای تناسب و کفایت

عکس مستندسازی کسب و کار

۷ – ۵ – ۳ – کنترل اطلاعات مدون

۷ – ۵ – ۳ – ۱ – اطلاعات مدون مورد نیاز سیستم مدیریت کیفیت و این استاندارد بین المللی باید به منظور اطمینان از موارد زیر کنترل شود:

الف – در مکان و زمان مورد نیاز، در دسترس و برای استفاده مناسب است.

ب – در حد کفایت محافظت می شود (مانند از بین رفتن، محرمانه بودن، استفاده نادرست، یا از دست دادن یکپارچگی)

۷ – ۵ – ۳ – ۲ – برای کنترل اطلاعات مدون، سازمان باید درصورت کاربرد به فعالیت های زیر بپردازد :

الف – توزیع، دسترسی، بازیابی و استفاده

ب – حفاظت و نگهداری از جمله حفظ خوانایی آن

پ – کنترل تغییرات (مانند کنترل ویرایش)

ت – نگهداری و تعیین تکلیف

اطلاعات مدون با منشاُ برون سازمانی که از طرف سازمان برای برنامه ریزی عملیات سیستم مدیریت کیفیت ضروری تشخیص داده شده است، باید به روش مناسب شناسایی و کنترل شود.

اطلاعات مدونی که به عنوان شواهد انطباق نگهداری می شود، باید از تغییرات ناخواسته محافظت شود.

نکته: “دسترسی” ، می تواند به معنای تصمیمی در مورد تنها اجازه مشاهده اطلاعات مدون یا اجازه و اختیار مشاهده و تغییر اطلاعات مدون باشد .

به طور معمول برای پاسخگویی به الزامات سیستم مدیریت کیفیت در خصوص مستندات دو روش اجرایی نوشته می شود.

۱ – روش اجرایی کنترل مستندات

۲ – روش اجرایی کنترل سوابق

در قسمت منوبار فرآیندهای کلیدی کسب و کار سایت،و در داخل  فرآیند سازماندهی و مدیریت سیستم نمونه این دو روش اجرایی بیان خواهدشد.  

مهمان عزیز از اینکه وقت اختصاص دادید و تا به انتهای نوشته را مطالعه کردید سپاسگزارم. 

 

نوشته های مرتبط: 

ساده سازی محتوا چیست؟ 

چرا باید ساده سازی کنیم. 

کارشناس سیستم سازی کسب و کار شوید.