آیا به سیستم سازی کسب و کار نیاز دارید؟

آدرس نوشته درسایت: سیستم سازی کسب و کار/بهبود عملکرد سازمانی / آموزش سیستم سازی کسب و کار  

آیا به سیستم سازی کسب و کار نیاز دارید؟

اگر افراد ضرورت تغییر و سیستم سازی کسب و کار را حس نکنند و استراتژی روشنی در پشت آن نبینند، اقدام تغییر بسیار سریع از بین می رود. دوم باید بدانند چگونه با این اقدام هماهنگ بشوند، چگونه می توانند در آن مشارکت داشته باشند و چگونه از آن سود ببرند. اگر این نیازها تامین نشود، فقدان تعهد ایجاد می شود و افراد از روی ذوق و شوق مشارکت نمی‌کنند، آنها به اجبار مشارکت خواهند کرد.

یکی از اصلی ترین کارها در مسیر سیستم سازی کسب و کار، فرهنگ سازی است.  علیرضا شجاعی به عنوان مشاور می خواهد در این سایت فعالیت فراموش شده در مسیر سیستم سازی را یادآوری و احیاء کند. سیستم چیست؟ و چرا سیستم سازی کسب و کار؟     

پاسخ به پرسش های زیر، باعث می شود افراد نیاز به سیستم سازی را حس کنند و آمادگی اولیه برای شروع پروژه سیستم سازی فراهم گردد.   

۱ – چرا تغییر ضروری است؟
آیا فشارهای بیرونی ما را به این کار وا می‌دارد؟ یا تمایل جمعی برای ایجاد چیزی با یکدیگر؟ چرا باید سیستم سازی کسب و کار را انجام دهیم؟

۲ – چه کسی می خواهد تغییر رخ دهد؟
چه کسی(داخل یا بیرون سازمان)به تغییر اولویت می دهد؟ آیا حامیان سیستم سازی کاملا مشخص اند؟ آیا از نیازها و فشارهایی که آنها احساس می کنند، آگاهیم؟ علت چنین خواسته ای چیست؟

۳ – به دنبال چه نتایجی هستیم؟
دقیقاً در پی چه تغییری می باشیم؟ در صورت تحقق نغییر به چه چیزی می رسیم؟ مشتری ها از این تغییر چه سودی می برند؟

۴ – چگونه تغییر می دهیم؟
چه توانایی های جدیدی را باید توسعه بدهیم؟ تغییر بر چه ابعادی از کار و فعالیت های فعلی ما تاثیر می گذارد؟ انتظار برخورد با چه چالش‌هایی را داریم؟ و چگونه می توانیم برای مقابله با آنها آماده شویم؟

۵ – چه کسانی مشارکت می کنند، و چه مدت زمانی را باید برای سیستم سازی اختصاص دهند؟  

کار اصلی مدیران سیستم سازی کسب و کاراست، هر چقدر مشارکت مدیران ارشد بیشتر و پر رنگ تر باشد، نتیجه بهتری از سیستم سازی خواهیم داشت.   

با پاسخ‌گویی دقیق خودتان به پرسش های زیر می‌توانید تشخیص دهید که آیا به سیستم سازی کسب و کار نیاز دارید؟

۱ – هر چه کار می‌کنید پیشرفت کافی ندارید.

هدف نتیجه و خروجی سیستم است نه تلاش بیشتر 

۲ – ایمیل های پاسخ داده نشده زیادی دارید.

افراد این روزها کارهای زیادی دارند و برای مشارکت در کارهای جدید تردید دارند. ایمیل های پاسخ داده نشده، تلمبار شدن کارها بر روی میز کار ، … وقتی برای حل مشکلات جاری به کارهایی مثل اضافه کاری رو می آورید، از کارهای مهم تری مثل سیستم سازی غافل می شوید.    

۳ – اگر سر کار نروید همه چیز از هم می‌پاشد.

کسب‌و‌کار دارید یا شغل؟ ممکن است یک نفر صاحب کسب‌و‌کار باشد ولی شاغل باشد. آیا اگر یکماه سر کارتان نروید اتفاقی می‌افتد. هر چه عدم حضور شما تاثیر کمتری داشته باشد یعنی شما کسب‌و‌کار دارید.

۴ – لذت شما از کارکردن به دلیل خستگی و فشار کار کمتر شده است.

میانگین ساعت کار مدیران ایرانی خیلی بیشتر از مدیران شرکت های پیشرفته خارجی است، ولی نتیجه گیری کمتر است.  

۵ – وجود قوانین نانوشته، تصمیم گیری‌ها بیشتر سلیقه‌ای و احساسی است.

حس خوبی است که افراد بخصوص مدیران علاقمند هستند در هر کاری سلیقه های شخص شان را دخالت دهند، ولی اعمال سلیقه های شخصی نابودکننده سیستم سازی کسب و کار است. در شرایط مختلف احساسی تصمیم‌گیری‌ها متفاوت خواهد بود. یک روز مدیر خوشحال و سرکیف، یک روز ناراحت و عصبانی است، تصمیم گیری های سلیقه ای و احساسی ممکن است با فراموشی این ویژگی انسانی همراه باشد، یعنی در زمانهای مختلف تصمیم گیری های متفاوت را به دنبال داشته باشد.

درصد زیادی از بی نظمی ها و نارضایتی های سازمانی (مقایسه و اختلاف در: حقوق و مزایا، اضافه کاری، ماموریت، در اختیار قراردادن امکانات رفاهی، فرصت های رشد سازمانی و غیره) فقط بخاطر اعمال سلیقه های شخصی است.    

وقتی در سازمان، نحوه انجام فعالیت ها بخوبی بوسیله فرآیندها، روش های اجرایی و دستورالعمل ها مکتوب و نوشته شده باشد،  سیستم می تواند بدون حضور مدیر یا صاحب کسب و کار بخوبی کار کند و اعمال سلیقه های شخصی، قوانین و مقررات نانوشته به حداقل می رسد.

بیان تجربیات شخصی:

نمونه ۱ :

برای طراحی و پیاده سازی سیستم، مشاور شرکتی بودم که دفتر مرکزی اش در تهران و کارخانه بیرون از استان تهران می باشد، خودرو های مختلف برای تردد و بارگیری در فضای کارخانه تردد داشتند، انتظامات در زمان ورود و خروج خودروها موظف بود آنها را بازرسی نماید. مسئول انتظامات که یک سرهنگ بازنشسته و شخصی منظم و مقرراتی بود با من مسئله ای را مطرح کرد.

او می گفت در این استاندارد ایزو ۹۰۰۰  در باره انتظامات چیزی ننوشته است.

گفتم از چه نظر؟

گفت: من مسئولیت انتظامات و کنترل دارایی های کارخانه را به عهده دارم ولی این اختیار را ندارم که خودرو مدیر کارخانه را بازرسی کنم. 

گفتم: شما بازرسی را بر اساس مدرک یا دستورالعملی انجام می دهید؟ 

گفت : نه 

دستورالعملی در باره انتظامات نوشتیم که در آن تاکید شده بود از نظر استاندارد ایزو می بایست تمامی خودروها در زمان ورود و خروج بازرسی شوند.

نمونه ۲ :

در یکی از شرکت ها در زمان توزیع البسه و وسایل ایمنی و حفظت فردی (پیراهن، شلوار، کاپشن، کفش ایمنی، عینک آفتابی ، … ) بین کارکنان ستادی بحث و مشاجره ای بوجود آمده بود، به بعضی واحدها و برخی اشخاص البسه توزیع شده بود و تعدادی هم معترض بودند که چرا به ما نداده اند؟

از مدیر ایمنی و بهداشت شغلی HSE  آن شرکت پرسیدم  مگر شما براساس دستورالعملی این البسه را توزیع نمی کنید. گفت بله طبق دستورالعمل تامین، تحویل، استفاده از وسایل ایمنی و حفاظت فردی به واحدهای اجرایی یا افرادی که بطور مستقیم درگیر فعالیت های اجرایی هستند این امکانات تعلق می گیرد.

 و جهت مدیران و کارشناسان فنی مستقر در ستاد(دفاتر اداری) که نوع کار آنها ایجاب می نماید از محل کار واحدهای اجرایی و پروژه ها بازدید نمایند بنابر تشخیص معاون سیستم ها و کیفیت این امکانات به آنها تعلق می گیرد. در عمل برای افرادی که در یک واحد ستادی حضور دارند و نوع کارشان هم مشابه همدیگر می باشد به بعضی البسه داده شده بود و به بعضی افراد تعلق نگرفته بود.

وقتی پرسیدم آیا در دستورالعمل نوشته شده است که به چه پست های سازمانی در ستاد این البسه تعلق می گیرد و به چه پست های سازمانی تعلق نمی گیرد؟ و چرا به بعضی افراد از یک واحد ستادی تعلق گرفته و به بعضی دیگر تعلق نگرفته است!، در پاسخ گفت: مهندس (معاون سیستم ها و کیفیت) گفته به این نفرات از واحدهای ستادی نیز البسه تعلق گیرد. چرا؟!!!

هر چقدر اعمال سلیقه های شخصی و یا وابستگی انجام کار و تصمیم گیری بر اساس تشخیص افراد به حداقل برسد، سیستم قویتر و بهتری خواهیم داشت.     

 دوست خوبم، در دوره مربیگری کسب و کار یا بیزینس کوچینگ که به دو صورت حضوری و غیر حضوری برگزار می گردد، ما بطور کامل به نحوه طراحی و پیاده سازی ساختار سازمانی، شرح وظایف، روش های انجام فعالیت های کسب و کار (فرآیندها، روش های اجرایی، دستورالعمل های کاری) در جهت بهبود عملکرد و افزایش ظرفیت کسب درآمد سازمانی می پردازیم، جهت کسب اطلاعات بیشتر از محتوای دوره و نحوه برگزاری، بر روی نوشته زیر با عنوان مربیگری کسب و کار کلیک نمایید.   

 

 نوشته های مرتبط: 

مربیگری کسب و کار(بیزینس کوچینگ)

 

 

 

 

0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *