تغییرات استاندارد ایزو ۹۰۰۱ در ویرایش ۲۰۱۵

تغییرات استاندارد ایزو ۹۰۰۱ در ویرایش ۲۰۱۵ , در این ویرایش همانند ویرایش های قبلی تغییراتی در مفاهیم، واژگان و تعاریف انجام شده است.  هدف از این  نوشته،  بیان تغییرات کاربردی و تاثیر گذار به ترتیب موضوعی می باشد.

یادآوری:

در نظر داشته باشید که بعضی از مفاهیم  مطرح شده، موضوع جدیدی در این ویرایش استاندارد نیست. مواردی است که در ویرایش های قبلی به طور غیر مستقیم و یا تلویحی به آنها اشاره شده بود، ولی به دلیل اهمیت موضوع در این ویرایش به عنوان یک الزام مطرح شده است.  

 

رهبری

موضوع الزام ” تعهد مدیریت ” در ویرایش های قبلی، در این ویرایش جدید  به ” رهبری و تعهد ” تغییر یافته است . تا پیش از این موضوع رهبری فقط به عنوان یکی از اصول سیستم مدیریت کیفیت و نه الزام صریح آن مطرح بود.

در ویرایش جدید الزامات بیشتری را درقبال ایفای نقش رهبری و تعهد توسط مدیریت ارشد سازمان در نظر گرفته است.

پاسخگویی مدیریت ارشد در برابر اثر بخشی سیستم

هماهنگی خط مشی و اهداف سازمان با محیط کسب و کار و جهت گیری استراتژیک سازمان

ترویج به کارگیری رویکرد فرآیندی و تفکر مبتنی بر ریسک

جلب مشارکت، هدایت و هماهنگی افراد

ترویج بهبود مستمر

و پشتیبانی از سایر نقش های مدیریتی

علاوه بر این در این ویرایش تصریحی از نقش نماینده مدیریت و بر شمردن تعدادی وظیفه برای او دیده نمی شود.

از این رو می توان این طور برداشت کرد که استاندارد از مدیریت سازمان مشارکت بیشتری در قبال سیستم و نیز پذیرش مسئولیت لازم از طرف بخش های مختلف سازمان برای پیگیری اثر بخشی سیستم مدیریت کیفیت، انتظار دارد .

به واقع در این ویرایش مسئولیت سیستم فقط بر عهده نماینده مدیریت نیست و تمامی بخش های سازمان باید نقش رهبری خود را در قبال سیستم مدیریت کیفیت ایفا کنند.      

هضم تجربه یا تجربیات شخصی میزبان شما، علیرضا شجاعی در ارتباط با موضوع رهبری: 

سیستم سازی کسب و کار یکی از فعالیت های کلیدی و کارهایی است که مدیران یا صاحبان کسب و کار می بایست خودشان شخصا انجام دهند. تفویض اختیار به شخص دیگری به نام نماینده مدیریت نتیجه اش وضعیتی است که خیلی از شرکت ها با آن رو به رو شده اند:

۱ – طراحی و پیاده سازی یک سیستم ناکارآمد و بی تاثیر در رشد و توسعه کسب و کار

۲ – اضافه شدن حجم کاغذ بازی حاصل از پیاده سازی سیستم   

۳ – تقویت باور نادرست کارکنان سازمان نسبت به سیستم سازی کسب و کار، کارکنان تصور می کنند مسئولیت طراحی و پیاده سازی سیستم با نماینده مدیریت یا واحد تضمین کیفیت است، لذا نسبت به مطالعه و یادگیری الزامات استاندارد و تهیه و تغییر و اصلاح مدارک مرتبط با نحوه انجام فعالیت های کاری خودشان اقدامی انجام نمی دهند. این برداشت نادرست شبیه آن است که تمامی بازیکنان تیم فوتبال تصور کنند که مسئولیت گل زدن و بردن حریف با مربی تیم است، و آنها هیچ وظیفه و مسئولیتی در این ارتباط ندارند.

 

نیازها و انتظارات ذی نفعان

ذی نفعان افراد یا گروههایی در داخل یا خارج سازمان هستند که بر عملکرد سازمان تاثیر می گذارند و یا از عملکرد سازمان تاثیر می پذیرند. از میان ذی نفعان یک سازمان، ویرایش قبلی استاندارد فقط به تامین کننده ها و مشتریان اشاره داشت. با توجه به نقش ذی نفعان در هر دو محیط داخل و خارج سازمان، استاندارد شناسایی تمامی ذی نفعان مرتبط با سیستم مدیریت کیفیت سازمان، تعیین نیازها و انتظارات آنها، پایش و بازنگری اطلاعات، تعیین ریسک ها و فرصت های مرتبط با این نیازها و انتظارات و انجام اقدام های لازم را برای کنترل پیامدهای حاصل الزام می کند. 

مدیریت ریسک

ریسک به معنای اثر عدم قطعیت در دستیابی به نتایج مورد انتظار است. از آنجا که انحراف از این نتایج می تواند مثبت یا منفی باشد، مفهوم ریسک نیز در هر دو وضعیت وجود دارد . در این ویرایش ریسک با انحراف مثبت، فرصت نام دارد .  

تفکر مبتنی بر ریسک موضوعی است که در بسیاری از اوقات بدون آنکه متوجه باشیم بر اساس آن عمل می کنیم. تفکرل مبتنی بر ریسک بر آن است تا سازمان از ابتدای طرح ریزی سیستم، ریسک ها و فرصت ها را در تمام سطوح لازم تعیین کند و بر اساس آن اقدام هایی را به منظور کنترل پیامدهای ناشی از آن در نظر بگیرد و با پیگیری اثر بخشی این اقدام ها، از اثر بخشی سیستم مدیریت کیفیت اطمینان یابد.

مدیریت تغییر

با توجه به امکان تغییر در هر یک از محیط های داخلی و خارجی و یا تغییرات مرتبط با ریسک ها و فرصت های موجود، سازمان باید همواره برای مواجهه با تغییرات احتمالی آمادگی داشته باشد و متناسب با عواقب بالقوه قابل پیش بینی آنها، تمهیدات لازم را در نظر گرفته باشد تا تغییر به روشی طرح ریزی شده و سیستماتیک انجام شود و خللی در یکپارچگی سیستم مدیریت کیفیت وارد نشود.   

مستندات لازم

در ویرایش های قبلی این استاندارد، مستندات لازم به طور معمول به دو شکل روش اجرایی مدون و یا سابقه الزام شده بود. ویرایش جدید استاندارد از واژه یکسان اطلاعات مدون برای نیاز به مستندات لازم استفاده کرده است. یعنی به تشخیص خود سازمان، بیان مدون الزامات درون سازمانی می تواند در فرمت های مختلف دیگری (فایل ها و سوابق  الکترونیکی،نمودار، فلوچارت، …) غیر از یک روش اجرایی مدون باشد.   

منابع پایش و اندازه گیری 

با توجه به تمرکز بیشتر این ویرایش جدید بر نتایج عملکردی سیستم و نیز انطباق محصول و خدمات، در ویرایش جدید علاوه بر کنترل یا کالیبراسیون تجهیزات پایش و اندازه گیری، سایر منابع مرتبط با اندازه گیری از جمله انسان، محیط و روش کار هم تحت کنترل باشد.  

با ابزارها و روشهای پیش بینی شده در روش اجرایی مدیریت فرآیندها، سایر منابع مرتبط با اندازه گیری تحت کنترل می باشد.

 مدیریت دانش

در این ویرایش، دانش به عنوان یکی از منابع سازمان معرفی شده است. دانش سازمانی، دانش خاص سازمان است و به طور معمول با کسب تجربه حاصل می شود. اطلاعاتی است که باید به میزان مورد نیاز عملیات فرآیندهای سازمان تعیین و به منظور دستیابی به اهداف سازمان به کار گرفته و به اشتراک گذاشته شود.

 

مدیریت منابع

در این ویرایش استاندارد علاوه بر تعیین و تامین منابع مورد نیاز سیستم مدیریت کیفیت، که در ویرایش های قبلی هم به آن اشاره شده بود تحلیل قابلیت ها و محدودیت های منابع داخلی موجود و تعیین نیازهایی را که باید از ارائه دهندگان خارجی تهیه شود نیز الزام می کند.

 

اقدام پیشگیرانه 

با توجه به تمرکز ویرایش جدید استاندارد بر تفکر مبتنی بر ریسک، اقدام پیشگیرانه از الزامات استاندارد حذف شده است و کنترل عملکرد سازمان و پیشگیری از وقوع نتایج نامطلوب، از همان ابتدای طراح ریزی سیستم مدیریت کیفیت، با تعیین ریسک ها و فرصت های موجود الزام شده است. 

 

بهبود 

در ابن ویرایش واژه “بهبود” جایگزین واژه “بهبود مستمر” شده است. به عبارتی بهبود را فقط به بهبود مستمر و تدریجی محدود نکرده است. 

 

مدیریت ارتباطات

سازمان باید ارتباطات داخلی و خارجی مرتبط با سیستم مدیریت کیفیت، شامل موارد زیر را تعیین کند.

الف- در باره چه موضوعی ارتباط برقرار کند.

ب – چه زمانی ارتباط برقرار کند.

پ – با چه کسی ارتباط برقرار کند.

ت – چگونه ارتباط برقرار کند.

ث – چه کسی ارتباط برقرار کند.

نکته :

به نظر میزبان شما دوستان علیرضا شجاعی به عنوان مشاور سیستم سازی کسب و کار، برای پاسخگویی به این الزامات جدید، هر سازمانی بر اساس شرایط (اندازه سازمان، نوع فعالیت، ..) می تواند به روش های مختلفی عمل کند. 

پیشنهاد می کنم برای پاسخگویی به الزامات جدید استاندارد، در محتوای فرآیندها دو عنوان دیگر را به فهرست مطالب به ترتیب جدول منابع فرآیند و جدول ریسک ها و فرصت های فرآیند اضافه نمایید، و برای هر کدام از موضوعات اشاره شده مطابق فهرست زیر یک روش اجرایی تهیه نمایید.

در نمونه فرآیند سازماندهی و مدیریت سیستم (در منوبار محصولات و خدمات بخش فروشگاه محصولات بصورت رایگان قرار داده شده است)، نمونه جداول منابع فرآیند و ریسک ها و فرصت های فرآیند قرار داده شده است و نمونه روش های اجرایی زیر نیز برای ایده گرفتن و به عنوان الگو برای استفاده شما مدیران و صاحبان کسب و کار به عنوان کارشناسان سیستم سازی کسب و کار، تهیه شده است.     

روش اجرایی مدیریت ذی نفعان

روش اجرایی مدیریت ریسک

روش اجرایی مدیریت تغییرات

روش اجرایی مدیریت دانش

روش اجرایی مدیریت منابع

روش اجرایی مدیریت ارتباطات 

روش اجرایی مدیریت فرآیندها 

 

نوشته های مرتبط: 

کارشناس سیستم سازی کسب و کار شوید.