بازنگری مدیریت

یکی از الزامات در سیستم سازی کسب و کار برگزاری جلسه ای با عنوان جلسه بازنگری مدیریت می باشد، که طی آن شما مدیران و صاحبان کسب و کار حداقل یک بار در سال وضعیت طراحی و پیاده سازی سیستم را بررسی می کنید. در شرکتهای بزرگ کمیته ای با عنوان کمیته راهبری با عضویت مدیر عامل و تیمی از معاونین مدیر عامل شرکت کنندگان در جلسه بازنگری مدیریت می باشند.

در شرکت های کوچک اعضای این کمیته می تواند محدود به مدیر یا صاحب کسب و کار و یکی یا دو نفر دیگر از همکاران شما باشند. مهم استفاده از این الگو  و نگرش است که همانند داشبورد خودرو حداقل سالی یکبار طی جلسه بازنگری مدیریت وضعیت سیستم کسب و کارمان را بررسی نماییم. کجا هستیم، چکار داریم می کنیم و کجا می خواهیم برویم. 

در زیر الزامات استاندارد بین المللی ایزو را به عنوان نمونه جهت آشنایی شما مدیران بیان کرده ام.  استانداردها نتایج همکاری و همفکری صدها یا هزاران کارشناس، متخصص و مدیر دست اندرکار کسب و کار می باشد که می تواند الگوی خوبی برای سیستم سازی کسب و کار مورد استفاده شما قرار گیرد .

آیا شما دوست گرامی به عنوان مدیر و مسئول خانواده تا بحال یکبار با عزیزانتان، همسر و فرزندان نشسته اید و بررسی کنید در چه وضعیتی هستید.  یا فقط در کنار هم نشسته اید و تلویزیون دیده اید.     

 

الزامات سیستم مدیریت کیفیت ایزو ۹۰۰۱  ویرایش ۲۰۱۵  در خصوص بازنگری مدیریت 

Quality Management Systems-Requirements ISO9001:2015

۹ – ۳ – بازنگری مدیریت

Management review

۹ – ۳ – ۱ – الزامات عمومی

General

مدیریت ارشد باید سیستم مدیریت کیفیت را در دوره های زمانی برنامه ریزی شده بازنگری کند تا از تداوم تناسب آن، کفایت، اثر بخشی و هم راستایی با جهت گیری استراتژیک سازمان اطمینان حاصل کند.

Top management shall review the organization’s quality management system, at planned intervals, to ensure its continuing suitability, adequacy, effectiveness and alignment with strategic direction of the organization.

۹ – ۳ – ۲ – ورودی های بازنگری مدیریت

Management review inputs

 

بازنگری مدیریت باید با در نظر گرفتن موارد زیر برنامه ریزی و برگزار شود:

The management review shall be planned and carried out taking into consideration:

الف- وضعیت اقدام ها از بازنگری های مدیریت قبلی

The status of actions from previous management reviews:

ب – تغییرات در مسائل داخلی و خارجی مرتبط با سیستم مدیریت کیفیت

Changes in external and internal issues that are relevant to quality management system:

پ – اطلاعات عملکرد و اثر بخشی سیستم مدیریت کیفیت شامل روند موضوع های زیر :

Information on the performance and effectiveness of the quality management system, including trends in:

۱ – رضایت مشتری و بازخورد طرف های ذی نفع مرتبط

Customer satisfaction and feedback from relevant interested parties

۲ – میزانی که اهداف کیفیت برآورده شده اند.

The extent to which quality objectives have met

۳ – عملکرد فرآیند و انطباق محصولات و خدمات

Process performance and conformity of products and services

۴ – عدم انطباق ها و اقدام های اصلاحی

Nonconformities and corrective actions

۵ – نتایج پایش و اندازه گیری

Monitoring and measurement results

۶ – نتایج ممیزی

Audit results

۷ – عملکرد ارائه دهندگان برون سازمانی

The performance of external providers

ت – کفایت منابع

The adequacy of resources

ت – اثربخشی اقدام های انجام شده برای پرداختن به ریسک ها و فرصت ها

The effectiveness of actions taken to address risks and opportunities

ج – فرصت هایی برای بهبود

Opportunities for improvement

۹ – ۳ – ۳ – خروجی های بازنگری مدیریت

Management review outputs

خروجی های بازنگری مدیریت باید شامل تصمیم ها و اقدام های مرتبط با موضوع های زیر باشد:

The outputs of the management review shall include decisions and actions related to

الف- فرصت های بهبود

Opportunities for improvement  

ب – هرگونه نیاز به تغییرات در سیستم مدیریت کیفیت

Any need for changes to the quality management system

پ – نیاز به منابع

Resource needs

سازمان باید اطلاعات مدونی را به عنوان شواهد نتایج بازنگری های مدیریت نگهداری کند .  

The organization shall retain documented information as evidence of the results of management reviews.

توضیحات تکمیلی و بیان یکی از ریسک های جلسات بازنگری مدیریت  

کفایت منابع در این اینجا به معنی منابع اختصاص داده شده به سیستم مدیریت یکپارچه می باشد.

از جمله تعیین و انتخاب نفراتی از واحدهای مختلف جهت عضویت در ستاد پروژه سیستم سازی کسب و کار شامل:  کمیته های کاری، کمیته اجرایی، کمیته راهبری، تیم ممیزان داخلی 

اختصاص بودجه برای آموزش این افراد، دوره های آموزشی مستندسازی و ممیزی … 

اختصاص زمان برای مشارکت این افراد در طراحی و پیاده سازی و نگهداری و بهبود مستمر سیستم

وضعیت کفایت منابع اختصاص داده شده از جمله موارد کلیدی است که در جلسه بازنگری مدیریت مطرح می گردد.

جهت اطلاع بیشتر از نفرات، وظایف و مسئولیت های ستاد پروژه طراحی و پیاده سازی سیستم به فرآیند سازماندهی و مدیریت سیستم مراجعه نمایید.   

ریسک جلسات بازنگری مدیریت 

بسیاری از مدیران در سازمان ها با این قاعده نانوشته کار می کنند، که هیچ وقت نزد مدیر مافوق خود از مشکلات واحد تحت نظرشان صحبتی نکنند.

 به بیان دیگر وقتی پس از انجام ممیزی های داخلی و خارجی، و تجزیه و تحلیل اطلاعات، گزارشی از نقاط ضعف سیستم و موارد زیاد عدم انطباق های سیستمی در جلسه بازنگری مدیریت به مدیریت ارشد ارائه کنیم، به این معنی است که من به عنوان نماینده مدیریت یا مدیر سیستم ها و کیفیت، کم کاری کرده ام و وظایفم را بخوبی انجام نداده ام.   

لذا در بیشتر شرکت ها محتوای گزارش عملکرد سیستم به نقاط مثبت و موارد انطباق اختصاص می یابد، به قولی گزارش حاکی از آن است که مدیر ارشد شما نگران نباش همه چیز تحت کنترل است. در نتیجه به مرور زمان جلسات بازنگری مدیریت به جلسات فرمایشی و مصنوعی تبدیل می شود. 

با این رویکرد عدم انطباق های سیستمی منعکس نشده و کاری در راستای بهبود مستمر انجام نمی شود.  به مرور زمان بحران های مزمنی در سازمان ایجاد و تشدید می شود.

این یکی از مهارتهای کلیدی مدیران ارشد است که فضایی را فراهم کنند تا کارکنان و مدیران زیر مجموعه بدون هیچ ترسی نقاط قوت و ضعف سیستم را در جلسات بیان و آشکار کنند.

یکی از مدارک عمومی سیستم سازی کسب و کار، روش اجرایی بازنگری مدیریت می باشد. برای سفارش نمونه روش اجرایی بر روی نوشته زیر کلیک نمایید. 

سفارش روش اجرایی بازنگری مدیریت

 

نوشته های مرتبط:

کارشناس سیستم سازی کسب و کار شوید.