برگزاری جلسات منظم با کارکنان

برگزاری جلسات منظم با کارکنان موضوعی است که می بایست در فرآیند سازماندهی و مدیریت سیستم دیده شود. 

در سیستم سازی کسب و کار، یکی از عوامل کلیدی رشد کسب و کار، برگزاری جلسات منظم با کارکنان می‌باشد. حتی اگر یک نفر هستید، هفته‌ای دو ساعت با خودتان جلسه بگذارید. تقریباً تمامی شرکت‌های موفق که به‌ سرعت در کسب‌و‌کارشان رشد کرده‌اند، یک وجه مشترک بسیار مهم دارند. آنها جلسات منظمی برگزار می‌کنند که در آن، تمامی کارکنان با ایده‌ها و نظرات‌شان به رشد شرکت کمک می‌کنند.

 برگزاری جلسات منظم با کارکنان یعنی با تمامی کارکنان ارتباط موثری داشته باشید، اگر روزی فکر کنید که آبدارچی شرکت شما هیچ ایده‌ای برای رشد کسب‌و‌کارتان ندارد، فرصت بزرگی را از دست داده‌اید. بعضی وقت‌ها بهترین ایده‌ها را از کسانی می‌گیریم که در آن زمینه تخصص ندارند. سر فصل مطالب را بیان کنید و از همه کمک و ایده بخواهید.

بسیاری از مدیران فکر می‌کنند افراد بیرون از کسب‌و‌کارشان ایده‌های بهتری برای رشد کسب‌و‌کار دارند. ولی معمولاً ایده‌های کارساز همان مواردی هستند که کارکنان و اطرافیان، هر روز به ما متذکر می‌شوند و توجهی نمی‌کنیم. حتی گاهی این نظرات آنقدر تکرار شده‌اند که دیگر برای ما عادی شده‌اند. از نظر آماری اثبات شده است که فقط شنیدن نقطه نظرات کارکنان ۳۰ % بهره وری را افزایش می دهد.        

برگزاری جلسات منظم با کارکنان، جلساتی مفرّح و خلاق کار آسانی نیست. مدیر باید به اندازه کافی وقت اختصاص دهد و با برنامه‌ریزی و هماهنگی‌های لازم بتواند جلسات موثری برگزار کند.   

بنابراین سیستمی منظم برای جمع‌آوری ایده‌ها داشته باشید. آسان‌ترین کار آن است که هر کدام از همکاران دفترچه مخصوصی داشته باشند که فقط برای ثبت ایده‌ها استفاده می‌شود. ایده‌ها در طول هفته در دفترچه ثبت می‌شوند و در جلسات ارائه می‌شوند. با این کار ساده می‌توانیم بهره‌وری کارمان را افزایش دهیم و در عین حال ایده‌های ارزشمند را از دست ندهیم.

برگزاری جلسات منظم با کارکنان

موضوع یا دستور جلسه را از پیش آماده کنید. هر فرد قبل از جلسه زمان صحبت خود را اعلام کند. جوی برای صحبت‌های صریح و واضح ایجاد کنید. در جلسات معمولاً فردی به عنوان تسهیل‌گر، هدایت جلسه را به عهده می‌گیرد و جلسه را طوری هدایت می‌کند که نتایج مطلوب حاصل شود و زمان جلسه بیش از حد طولانی نشود. 

چرا برخی از شرکت‌ها هر هفته جلسه دارند ولی هیچ اتفاقی نمی‌افتد؟ در پاسخ باید گفت: صورت جلسه ندارند. صورت جلسات، صورت مجلس یا خلاصه مذاکرات را مستند و نظارت( Monitoring )کنیم.

هدف بلند مدت برگزاری جلسات با کارکنان، جلسات هفتگی است. هفته ای یک بار با یکدیگر بنشینید و گفتگو کنید، حتی اگر موضوع جدیدی برای صحبت کردن نداشته باشید در مورد ازدواج یا تولد یکی از اعضای شرکت گفتگو و برنامه ریزی کنید. این جلسات باعث می شود که همواره با یکدیگر در ارتباط باشید و حس گروهی بیشتری داشته باشید. با هم بگویید و بخندید و اگر هیچ کاری هم صورت نگیرد، خود همین خندیدن هم به تنهایی ارزشمند است!   

 

بالاترین حد سیستم سازی برگزاری جلسات منظم با کارکنان است، جلساتی: 

۱ – کوتاه ولی همیشگی ، حداکثر یکساعت که به حاشیه نرویم.

۲ – آزاد، کارمندان کورکورانه صحبت های مدیر را تایید نکنند. 

۳ – ثبت صورتجلسه، فعالیت ها، مدت زمان ،  …

۴ – رای‌گیری، با تعیین سنجش کیفی به هر رای، برای نمونه با برگزاری همایش چقدر موافقید؟ یک عدد بین یک تا ۱۰ را انتخاب کنید. مجموع امتیاز و رای شرکت کنندگان از یک عددی بیشتر بود، با تصمیم موافقت شده است و مورد تایید است.   

۵ – افزایش انگیزه، جلسه محلی برای تنبیه و تشویق نیست. هدف ایجاد انگیزه است.  

۶ – اطلاعات بدهید. اطلاعات را در زمان برگزاری جلسات منتقل می‌کند.

تصویر برگزاری جلسات منظم با کارکنان

در جلسات در مورد استراتژی ها و اصول اجرایی شرکت صحبت کنید.

۱ – ارزش ها، در یک کسب و کار ارزش سرعت، کیفیت، قیمت ، خوش رویی ، ..

۲ – معیارهای تصمیم‌گیری، وقتی ارزش سرعت در زمان تصمیم گیری قیمت و … در خدمت سرعت خواهند بود. 

۳ – نظر شما نسبت به: افراد، مشتریان ، همکاران چیست؟ 

نوشته های مرتبط:

کارشناس سیستم سازی کسب و کار شوید.