موانع روانی سیستم سازی

موانعی روانی سیستم سازی کسب و کار 

۱ – عدم واگذاری کارها

چرا مدیر کارها را تفویض یا واگذار نمی‌کند. احساس می‌کند کس دیگری نمی‌تواند به خوبی او کارها را انجام دهد. اگر همه کارها را واگذار کنم دیگر فرد کلیدی نخواهم بود. نگرانی از لو رفتن روش‌های کار، یا مدیرانی که سنتی کار کرده‌اند و نمی‌توانند با سیستم کار کنند.  

امروزه کسب و کارهایی در حد جهانی با واگذاری کارها و استفاده از خدمات شرکت های پیمانکاری با حداقل نفرات در حال کار هستند.  

تجربیات شخصی :

نمونه‌ای از عدم واگذاری یا تفویض اختیارات: در شرکتی که رده‌های مختلف سازمانی از جمله مدیر عامل، معاون مالی و اداری، مدیر منابع انسانی ، رئیس آموزش وجود دارد. در ترکیب کمیته آموزش مدیر عامل یا نماینده ایشان، معاون مالی و اداری و سه نفر از معاونین شرکت به انتخاب مدیر عامل حضور دارند، و در متن روش اجرایی آموزش تایید کننده بیشتر فعالیت ها معاون مالی و اداری می باشد. به عبارتی همه کارهای مالی و اداری متکی به حضور و تصمیم‌گیری معاون مالی و اداری می باشد.

این مدیران می‌خواهند همه کارها را خودشان انجام دهند و به مرور به علت مشغله کاری زیاد در بازار کسب و کار بازنده می‌شوند. از طرفی وقتی انجام‌دهنده یا تایید‌ و تصویب کننده بیشتر کارهای بی ارزش با مدیران ارشد شرکت باشد، اعتبار و تشخّص مدیر کاهش می یابد. 

۲ – ترس از فناوری

مدیران سنتی که از نظر روانی نمی خواهند با فن آوری و ابزار سیستم سازی کسب و کار آشتی کنند.

۳ – ترس از ایجاد تغییرات بزرگ

۴ – ایده آل گرا، تغییر دیدگاه احساس تقصیر

مدیر فکر می کند اگر با سیستم سازی و تفویض اختیارات همه کارها را به دیگران واگذار کند، در نظر دیگران آدم تنبلی به نظر می رسد و خود را آدم تنبلی باور دارد.

۵ – فرار از کارهای سخت   

بخاطر فرار از کارهای سخت دوست دارد خود را با کارهای پیش پا افتاده مشغول سازد. یکی از نیازمندیهای سیستم سازی یادگیری و فکر کردن است. باید استفاده از تلنولوژی جدید را یاد بگیریم و در مورد ساختار مستندات و نوشتن رو شهای انجام کار فکر کنیم. فکر کردن و یادگیری جزو سخت ترین کارهاست، و معمولا انسان ها بویژه مدیران از این دو کار فراری هستند.  یکسال یک پروژه اجرایی را از ۰ تا ۱۰۰ مدیریت می کند، ولی حاضر نیست دو ساعت بنشیند فکر کند و بنویسد چگونه مدیریت می کند.    

 

تغییر دیدگاه یک سیستم ساز

۱ – واگذاری کارها

 خیلی علاقمند به انجام کارها نیست، مگر آن کار را فقط خودش بتواند انجام دهد. یک سیستم ساز از دیدگاه ۱۰ هزار برابری کارها استفاده می‌کند. برای نمونه برای استخدام شما می‌توانید با یک نفر مصاحبه کنید، حال اگر بجای یکنفر ۱۰ هزار نفر باشند چگونه می‌خواهید این کار را انجام دهید.

فرآیند مدیریت و توسعه منابع انسانی، مراحل استخدام، انتظارات ما از کارکنان شرکت، شرایط کار ما(همبرگر پس از ۴ دقیقه بیرون آمدن از فر باید به دست مشتری برسد)

داوطلبان استخدام مدارک را می‌خوانند و خودبخود حذف و فیلتر شده و در نهایت ما فقط با افراد باقیمانده مصاحبه می‌کنیم. یا ابتدا کارکنان با داوطلبان کار مصاحبه کرده و پس از تایید آنها،  مدیر آخرین مصاحبه را انجام می دهد.

ترجمه یا نوشتن کتاب توسط دیگران،

ساختن یک کپی از خودتان، یک نفر را بگونه‌ای آموزش می‌دهید که در غیاب شما همه کارها را انجام می‌دهد.

یکی از مهمترین کارها واگذاری تصمیم‌گیری است. بعضی وقت‌ها همه تصمیم‌گیری‌ها به مدیر موکول شده است. پرورش کارمندان تصمیم گیرنده

با دادن آموزش‌های لازم کارمندان پاسخگوی تلفن مشتریان باشند، مگر در مواردی که حتماً خودتان باید پاسخگو باشید.

برای کاهش فعالیت های اداری و تکمیل فرم های مرتبط، برآوردی از هزینه های روزمره اداری(چای، قهوه، نسکافه، قند، شکر،  ….) و در یک کشو مبلغ برآوردی را قرار می‌دهیم. هر کدام از دوستان و همکاران خریدی انجام می‌دهد فاکتور خرید را در کشو می‌گذارد.

کارها وقت مزدی نیست، بلکه کارمزدی است.

مهر امضاء مدیر تهیه شده و برای کارهایی بدون حضور مدیر از آن استفاده می شود.

در مورد آموزش، فایل‌های آموزشی تهیه و بر روی شبکه اینترانت شرکت قرار می‌دهیم.

   

برخورد سیستم ساز در واگذاری کارها:

– کل کار را واگذار کنید،

نه اینکه دائما در کارها دخالت کنید. اعضای تیم توانایی اجرای تصمیم ها را داشته باشند، بدون این که از چندین نفر اجازه بگیرند بتوانند کارشان را انجام بدهند.

در جزئیات کارها دخالت نکنید.

– نتیجه گرا باشید،

مدیریت مدرسه ای نداشته باشید.

– معیارهای سنجش تعریف کنید.

– اختیارات کافی بدهید،

مسئولیت و اختیارات بدهید.

در انجام کارهای عمومی، ابتدا یک کار را خودتان انجام دهید وقتی کار را شناختید و با نکات آن آشنا شدید کار را به دیگران بسپارید.

 

معیار شرکت های پیشرفته در واگذاری کار یا برون سپاری چیست؟

هر کسی که به طور مستقیم با مشتری در ارتباط نیست باید خارج از شرکت باشد. لزومی ندارد از نظر فیزیکی در شرکت باشد.

دیدگاه اشتباه در برون سپاری، کار باید در معرض دیدمان باشد.

 

۲ – حل مشکلات

۳ – تحلیل و تصحیح روش ها

 

 

مشخصات یک سیستم خوب:

۱ – ساختن روال کار مشخص

۲ – ساده سازی روال کار

هرچه روال ساده تر باشد اشتباهات کمتر است. ساده سازی مراحل خرید خودرو

۳ – مستقل کردن مجموعه از ما

۴ – مستند سازی

هیچ چیز نباید در ذهن کارکنان باشد. چند نفر از شما به عنوان صاحبان کسب و کار تمام تماس ها با مجموعه را ثبت و مستند می‌کند. تهیه یک بانک اطلاعاتی از کسانی که با ما تماس گرفته‌اند ولی خریدی انجام نداده‌اند یعنی یک منبع خوب برای بازاریابی‌های بعدی

دفترچه راهنمای روش برگزاری همایش

۵ – کاهش و حذف اشتباهات

برای مثال: کارمندتان می‌گوید: مشتری تماس گرفته و می‌گوید محصولی که فرستاده‌اید اشتباه فاکتور شده است؟

مدیر معمولی چه می‌کند؟ پیدا کردن اینکه چه فردی اشتباه کرده است.

سیستم ساز چه می‌کند؟ به دنبال پیدا کردن عامل اشتباه است نه شخص

اشتباه در ارسال بسته پستی به تهران یا شهرستان، برای جلوگیری بر روی بسته‌هایی که برای تهران ارسال می‌شود یک برچسب با رنگ آبی الصاق شده و برای بسته‌های شهرستان برچسب زرد الصاق می‌گردد. دیگر نیازی به خواندن نوشته‌های ریز روی بسته بندی ندارد.

– مستندسازی مراحل خرید و اعطاء نمایندگی

نوشته های مرتبط:

کارشناس سیستم سازی کسب و کار شوید.