ساختار سازمانی رسمی شرکت

آدرس نوشته در سایت: سیستم سازی کسب و کار / بهبود عملکرد سازمانی / آموزش سیستم سازی کسب و کار 

ساختار سازمانی رسمی شرکت

نمودار سازمانی :

چارت اصلی نمودار سازمانی رسمی شرکت

در شرکت ها، ساختار سازمانی رسمی شرکت را بوسیله نمودار سازمانی شرکت با تعریف پست های سازمانی و واحدهای مختلف همانند موارد نمونه زیر تعریف می کنند.

  • هیات مدیره
  • مدیر عامل
  • مسئول دفتر
  • منشی
  • مشاوران مدیریت
  • مدیر حسابرسی داخلی
  • معاون یا مدیر منابع انسانی    
  • معاون یا مدیر مالی

به همین ترتیب برای سایر واحدها (بازاریابی و فروش، طراحی و مهندسی، برنامه ریزی و کنترل تولید یا برنامه ریزی و کنترل پروژه ، تامین تجهیزات یا بازرگانی، سیستم ها و روش هایا تضمین کیفیت، … )

چارت زیر مجموعه نمودار سازمانی رسمی شرکت

با توجه به بزرگی یا کوچکی کسب و کار، هر یک از واحدها می تواند به بخش های زیر مجموعه تقسیم شده باشد برای نمونه :

مدیریت منابع انسانی

مدیر امور جذب و استخدام

مدیر امور آموزش

مدیر امور رفاهی

مدیر امور کارکنان 

عناوین سازمانی هم بستگی به بزرگی یا کوچکی کسب و کار دارد. معاون، مدیر، مدیر امور، مدیر گروه، کارشناس و …

شرح وظایف : 

شرح وظایف هر یک از پست های سازمانی بر اساس نمودار ساختار سازمانی و فعالیت های تعریف شده در مدارک (فرآیندها، روش های اجرایی، دستورالعمل های کاری) شرکت نوشته و تعیین می گردد. 

شرایط احراز پست سازمانی

شرایط احراز شغل یا پست سازمانی:

در سیستم سازی کسب و کار شرایط احراز هر یک از پست های سازمانی تعیین می گردد، مواردی از جمله :

مدرک تحصیلی مورد نیاز جهت تصدی پست سازمانی

تجربه کاری

مهارت ها و توانمندی ها ( تسلط به زبان انگلیسی، تایپ ، روابط عمومی بالا، کارکردن با نرم افزار اداری ، … )

به عنوان مشاور بهبود عملکرد سازمانی پیشنهاد می کنم، حتی اگر شما به تنهایی یا فامیلی کسب و کاری را راه اندازی کرده اید، یک نمودار سازمانی و  شرح وظایف برای خودتان ترسیم و تعریف کنید.  ممکن است شما همانند من بطور واقعی با نمونه هایی  که در زیر می آورم برخورد داشته اید.

 

نمونه ۱ :

دو برادر کسب و کاری را با هم راه اندازی می کنند، به دلیل مشخص نبودن شرح وظایف و حدود اختیارات و مسئولیت های انجام فعالیت های کسب و کار (خرید، فروش، نظافت، پاسخگویی به مشتریان، امور مالی ، … ) پس از یکسال نه تنها کسب و کارشان خیلی رشد نداشته است بلکه با مشاجره و بد اخلاقی از هم جدا شده اند.

نمونه ۲ :

دو برادر کسب و کاری را راه اندازی کرده اند، به دلیل آگاهی از نحوه سیستم سازی کسب و کار و مشخص بودن شرح وظایف، حدود اختیارات ، پس از چند سال یک کسب و کار دونفره (همانند دی جی کالا) به یک کسب و کار چند هزار نفره تبدیل شده است.

با کلیک بر روی نوشته زیر به فایل پی دی اف نمونه ای از ساختار سازمانی، شرح وظایف و شرایط احراز پست های سازمانی دسترسی خواهید داشت.    

QMOQ01-2-3

چه خوب است حتی در محیط خانواده (پدر، مادر، فرزندان) حدود شرح وظایف و مسئولیت های هر نفر مشخص باشد. چند سال پیش مشاور یک شرکت سازنده تجهیزات بودم، یکی از کارکنان آنجا که چندین سال در کانادا زندگی کرده بود، پس از مراجعت از کانادا ازدواج کرده بود. او با همسرش بر سر انجام یکسری از فعالیت ها (نظافت منزل، شستشو، کار بیرون از منزل، …)  مشاجره و اختلاف نظر داشتند. توقع داشت همسرش همانطور که در کانادا وظایف کاری بین زن و شوهر تقسیم شده است، رفتار کند.   

همانند صاحبان تمامی کسب و کارهای موفق ایرانی و خارجی (بستنی آیس پک، بستنی نعمت، پدر خوب، صنایع غذایی بهروز، آش نیکو صفت، سمنو عمه لیلا، استارت آپ هایی نظیر دی جی کالا، همیار وردپرس)، در شروع کار انجام دهنده تمامی فعالیت های کسب و کار خودتان هستید. ولی پس از کار و تلاش شبانه روزی شما و به دنبال آن رونق گرفتن کارتان و افزایش مشتریان و فروش بیشتر، نیاز به همکار خواهید داشت.

در ابتدا یک نفر، بعد دونفر، به همین ترتیب قسمتی از فعالیت هایی که قبلا خودتان انجام می دادید را به دیگران واگذار می کنید. و در ادامه : 

یک  کسب و کار یک نفره تبدیل به صدها شعبه در سراسر کشور می شود.

یک کسب و کار دونفره تبدیل به یک کسب و کار چند هزارنفره می شود.

و در نهایت بهترین سیستم سازان  کسب و کار آنهایی هستند که حداقل وابستگی کسب و کار به حضور خودشان را بوجود آورده اند . چند سالی زحمت و سختی کشیده اند و حالا با انجام سیستم سازی کسب و کار حرفه ای وقت آن رسیده است که از این نعمت الهی و سرمایه محدود یعنی لحظه لحظه زمان و زندگی شان بیشترین لذت را ببرند.

من در مقطعی مشاور شرکتی بودم ( شرکت شیمیایی تصفیه ) که صاحب اصلی آن به اتفاق خانواده اش در یکی از کشورهای پیشرفته  زندگی می کردند،  انجام تمامی فعالیت های کسب و کارش را به دیگران واگذار کرده بود. مدیران، کارشناسان و کارگران، همه کارکنان  او بودند.

افراد از نظر کسب درآمد به چهار گروه تقسیم می شوند.

کارگر یا کارمند

خویش فرما              

سرمایه گذار

صاحبان کسب و کار

سیستم سازی کسب و کار یعنی کاری که صاحبان کسب و کار انجام می دهند، کار را در ابتدا به تنهایی آغاز می کنند، زحمت و تلاش و پشت کار نتجه اش درآمد بیشتر و به دنبالش با سیستم سازی کسب و کارشان، از توانایی و قابلیت های دیگران برای انجام فعالیت ها استفاده می کنند. یعنی کار کمتر و درآمد بیشتر

درآمد بیشتر و زندگی بهتر نوش جان شما ، درود و صد آفرین به شما کارآفرینان و صاحبان کسب و کار که نه تنها خودتان از زندگی تان لذت می برید و طوری زندگی می کنید که شایسته اشرف مخلوقات است، بلکه صدها خانواده و هزاران نفر وسیله و بهانه رزق و روزی شان کسب و کار شماست.    

ریسک ها و فرصت های ساختار سازمانی رسمی شرکت: 

هر چه سلسله مراتب سازمانی یا تعداد پست های سازمانی بیشتر باشد، ساختار سازمانی عمودی تر، ولی  فرهنگ کار گروهی و مشارکتی ضعیف تر و در نتیجه بهره وری کمتر می شود .

هر چه سلسله مراتب سازمانی بیشتر در نتیجه در این نوع ساختار سازمانی،  کارکنان فقط کاری را انجام می دهند که توسط مدیران برای آنها تعریف شده است، خلاقیت،  نوآوری و اظهار نظر خیلی مورد انتظار مدیران ارشد نیست. 

ساختار سازمانی خشک، ارتشی و تا حدی غیر انسانی ، روابط کارکنان به مرور زمان با توجه به واحد و پست سازمانی آنها و همانند ساختار سازمانی عمودی تعیین و تعریف می شود.

به اشتباه میزان حقوق و مزایا نیز عمودی تعیین می شود، هر چه جایگاه سازمانی شما بالاتر باشد در نتیجه حقوق و مزایای بالاتر، یعنی ملاک تعیین حقوق و مزایا تحصیلات، تجربه، مهارت و توانایی نخواهد بود بلکه فقط جایگاه پست سازمانی است.   

چرا می گویم تا حدی غیر انسانی ؟ شرکت ها در زمینه های مختلف از کتب ترجمه شده و یا نحوه مدیریت شرکت های پیشرفته بین المللی الگو برداری می کنند، ولی به طور معمول الگوبرداری ها  ناقص ، مصلحتی و گزینشی  انجام می شود.  

نمونه هایی از اختلافات غیر انسانی :

سالن های غذا خوری کارگران با مدیران مجزا ، پوشش و لباس هایی با رنگ متفاوت همانند درجه های ارتش ،   محل نشستن تفکیک شده به اصطلاح VIP حتی با اندازه صندلی متفاوت در جلسات و سالن ها، میزان وام و سایر تسهیلات متفاوت، ….  

آیا به نظر شما می توان کارکنان این شرکتها را به عنوان اعضای یک خانواده در نظر گرفت.

 تصور کنید:

فرزندان خانواده حق صحبت کردن با پدر خانواده را نداشته باشند.

 بر سر سفره غذای خوب برای پدر خانواده است.

برای پدر خانواده صحبت کردن با فرزندان و شنیدن نقطه نظر آنها اهمیتی نداشته باشد.

 در ساختار سازمانی رسمی شرکت، اگر کارکنان بر اساس شرایط احراز شغل، پست سازمانی متناسب با خود را داشته باشند،  کارکنان رضایت داشته و کارها با کیفیت خوب و بهره وری بالا انجام می گردد .

ولی به دلایل مختلف به ویژه در شرکت های دولتی،  پست های سازمانی نه بر اساس شرایط احراز شغل یا به اصطلاح ضوابط  بلکه بر اساس روابط اشغال می شود. کارکنان با داشتن نارضایتی های پنهان با حداقل ذوق و شوق و انرژی کار می کنند و بهره وری پایین خواهد بود.           

کارکنان کاری را انجام می دهند که برای آنها تعریف شده است، خلاقیت،  نوآوری و اظهار نظر خیلی مورد انتظار مدیران ارشد نیست، یعنی:

کارکنان همانند ابزار کار می باشند اگر شرکت کاری که برای آنها تعریف شده است را داشته باشد از آنها استفاده می کند . در غیر اینصورت همانند ابزارهای موجود در جعبه ابزار فقط حضور فیزیکی دارند .

من مشاور هستم و یکی از مسئولیت های مشاور حفظ اطلاعات محرمانه و یا اعتباری شرکت های طرف قرار داد است، ولی وقتی چند سال از رویداد یا اتفاق گذشته باشد دیگر موضوع متفاوت خواهد بود. حال می توانیم جهت انتقال تجربه از آنها استفاده کنیم.  بیش از بیست سال پیش در یکی از شرکتهای مشاور گروه سرمایه گذاری البرز به عنوان کارآموز کار می کردم. یکی از همکارانی که برا ی بهبود کیفیت خط تولید شرکت تولی پرس از شرکت های گروه انتخاب شده بود، فارغ التحصیل رشته مهندسی کشاورزی بود.          

 در آن زمان کتاب کنترل کیفیت می خواند تا یاد بگیرد کنترل کیفیت چیست؟

یک سوال برای من بوجود آمد. از مدیرم پرسیدم آیا در آن شرکت مهندس صنایع وجود ندارد !؟  او در پاسخ گفت تعدادی از دوستان من در آن شرکت کار می کنند، آنها  شرکت دارند و مشاوران حرفه ای بهبود بهره وری کسب و کار هستند.

ولی به طور معمول افراد نمی توانند برای شرکتی که کار می کنند کاری فراتر از وظایف پست سازمانی تعریف شده انجام دهند.

من به عنوان مشاور برای تمامی کارکنان شرکت طرف قرارداد (کارگران و کارمندان، مدیران میانی ، مدیران ارشد) دوره آموزشی برگزار می کنم. همه مانند دانش آموز می نشینند و گوش می دهند و  یاد می گیرند.

ولی در شرکت ها ساختار سازمانی رسمی، ذهن را شرطی می کند و یک تصور ذهنی  یا باور نادرست را بوجود می آورد. باور نادرست اینکه هر کس در پست سازمانی بالاتر نشسته یعنی در همه زمینه ها و در تمام موضوعات با سوادتر و با تجربه تر است.

لذا به طور معمول کارکنان شرکت نمی توانند در جایگاه یک مشاور از تمامی توانایی و مهارت خود در شرکتی که کار می کنند استفاده نمایند.  

امپراطور ها و دیکتاتور ها  زمانی پایه های حکومت و سلطنت شان متزلزل می شود که دیگر  نمی خواهند یا نمی توانند به افراد زیر دستشان گوش بدهند. البته گوش می دهند ولی نمی شنوند. مثل فرزندی که بخواهد پدرش را نصیحت کند.

هر چه تعداد پست های سازمانی یا سلسله مراتب سازمانی کمتر باشد، ساختار سازمانی افقی تر و فرهنگ کار گروهی و مشارکتی قوی تر و در نتیجه بهره وری بالاتر خواهد بود. 

نوشته های مرتبط: 

نقش ها، مسئولیت ها و اختیارات 

ساختار سازمانی چیست؟ 

ساختار سازمانی غیر رسمی 

شش دلیل برای کارآمدی بهتر ساختار سازمانی غیر رسمی

ساختار سازمانی شرکتی یا پروژه ای یا فرآیندی 

بازنشسته ها ایستاده می میرند. 

 کارشناس سیستم سازی کسب و کار شوید.