فرآیند سازماندهی و مدیریت سیستم

فرآیند سازماندهی و مدیریت سیستم

آدرس نوشته در سایت : سیستم سازی کسب و کار/ بهبود عملکرد سازمانی / فرآیندهای کلیدی کسب و کار 

فرآیند سازماندهی و مدیریت سیستم اولین فرآیندی است که به عنوان نمونه با شما مدیران و صاحبان کسب و کار مطرح می نمایم. فرآیندی که بر اساس آن می خواهید سیستم کسب و کارتان را طراحی، سازماندهی و مدیریت نمایید.

متولی یا صاحب اصلی فرآیند سازماندهی و مدیریت سیستم، مدیران و صاحبان کسب و کار هستند. فعالیت طراحی و پیاده سازی فرآیند سازماندهی و مدیریت سیستم کاری است که شما صاحبان کسب و کار و مدیران موفق و حرفه ای باید خودتان انجام  دهید نه نیروهای زیر مجموعه شما، البته اگر به دنبال یادگیری و نظم و نظام دادن به کسب و کارتان و توسعه و بهبود بهره وری هستید.

اگر جزو گروه مدیران زیر هستید:

مدیران شرکتهای دولتی هستید که از چترهای حمایتی و بازار انحصاری بهره مند هستند.

مدیرانی که نیازی به افزایش کیفیت محصولات و خدمات ندارید و فقط به دنبال گرفتن و تمدید مدرک گواهینامه ایزو ۹۰۰۰ هستند.

مدیرانی که فقط بفکر برگزاری کمپین های تبلیغاتی هستند.

مدیرانی که حداکثر سالی یکبار آن هم بصورت نمایشی و مصنوعی در جلسه ای به نام جلسه بازنگری مدیریت فقط حضور فیزیکی دارند. 

مدیرانی که سالها از دریافت انواع گواهینامه های مدیریت سیستم، در مجموعه تحت مدیریت آنها گذشته است ولی هنوز با مفاهیم اولیه این استانداردها آشنا نیستند. 

لطفا ادامه مطلب را نخوانید، من به عنوان مشاور سیستم سازی کسب و کار به شما کمکی نمی توانم بکنم و  این وب سایت نیز به درد شما نخواهد خورد. نه وقت من را بگیرید و نه خودتان را خسته کنید، شما نیازی به یادگیری و بهبود و توسعه کسب و کارتان ندارید، خدانگهدار

 امروزه گرفتن مدارک و گواهینامه های صلاحیت سیستم سازی، یعنی گواهینامه های سیستم مدیریت کیفیت از خریدن یک شانه تخم مرغ از سوپر مارکت سر کوچه راحت تر شده است، یکسری شرکت هایی به نام های مختلف که نماینده شرکت های خارجی هستند و هدفشان تجارت و سودآوری است متولی ارزیابی، تایید صلاحیت و اهدای گواهینامه شده اند.

شرکتهایی که بدون هیچگونه نظارتی از کیفیت گواهینامه های صادر شده از طرف سازمان هاو نهادهای ملی(وزارت صنایع، موسسه استاندارد،…) و بین المللی فعالیت می کنند. 

به همین دلایل می گویم که اگر فقط به فکر دریافت گواهینامه هستید، نیازی به یادگیری نحوه طراحی و پیاده سازی سیستم و توسعه کسب و کارتان ندارید، نیازی نیست که کارشناس کسب و کار شوید. ولی اگر به دنبال یادگیری و بهبود کسب و کارتان و لذت بردن از شغل تان هستید من علیرضا شجاعی و دوستانم در مجموعه پرورش تفکر سیستمی، در خدمت شما هستیم، خوش آمدید.  

 

دکتر دمینگ می گوید: 

در حال حاضر، بسیاری از مدیران با این فرض کار می کنند که پرسنل و نه سیستمی که در آن کار می کنند، مسئول مدیریت کیفیت می باشند. از این رو، ما پرسنل را تشویق و تنبیه می کنیم ولی سیستم بدون تغییر باقی می ماند. 

 

نود و چهار درصد (۹۴ % ) از مشکلات در کسب و کارها مربوط به سیستم است و تنها شش درصد (۶% ) مربوط به پرسنل است . 

رعایت چرخه دمینگ در سیستم سازی کسب و کار

چرخه برنامه ریزی- اجرا – کنترل – اقدام یا چرخه دمینگ PDCA

در طراحی فرآیندها می بایست  چرخه برنامه ریزی- اجرا – کنترل – اقدام  یا چرخه PDCA  برای تمام فرآیندها و برای سیستم مدیریت کیفیت به کار گرفته شود .

چرخه PDCA  به طور مختصر به شرح زیر توصیف می شود .

برنامه ریزی :

استقرار اهداف سیستم و فرآیندهایش و منابع مورد نیاز برای ارائه نتایج بر اساس الزامات مشتری و خط مشی های سازمان و شناسایی و پرداختن به ریسک ها و فرصت ها

اجرا:

انجام آنچه برنامه ریزی شده است.

کنترل :

پایش و (درصورت کاربرد) اندازه گیری فرآیندها و محصولات و خدمات به دست آمده در برابر خط مشی ها، هدف ها و الزامات و گزارش نتایج

اقدام اصلاحی:

انجام دادن اقدام هایی برای بهبود عملکرد  

بهتر است برای رعایت یکپارچگی و هماهنگی سیستم، در یک فرآیند برای مثال فرآیند سازماندهی و مدیریت سیستم تمامی زیر فرآیندهای چرخه دمینگ را در نظر بگیریم.

می توانیم برای شرکت های کوچک یک فرآیند تعریف کنیم شامل زیر فرآیندهای زیر:

برنامه ریزی و اجرا: 

زیر فرآیند برنامه ریزی بلند مدت و تعیین اهداف و خط مشی 

زیر فرآیند طراحی و پیاده سازی سیستم

زیر فرآیند تهیه و طراحی سازمان و تشکیلات

کنترل : 

زیر فرآیند ممیزی داخلی

زیر فرآیند خودارزیابی

زیر فرآیند حسابرسی داخلی

زیر فرآیند تجزیه و تحلیل داده ها

اقدام اصلاحی: 

زیر فرآیند بازنگری مدیریت    

در شرکت های بزرگ، به دلیل حجم زیاد فعالیت ها می توانیم این زیر فرآیندها را در چند فرآیند در نظر بگیریم.

مهمان عزیز یک نمونه فرآیند سازماندهی و مدیریت سیستم به همراه نمونه تعدادی از روش های اجرایی و دستورالعمل های پیوست آن مطابق فهرست زیر، برای مطالعه شما دوستان تهیه شده است.

آیین نامه کمیته های  شرکت …..   

روش اجرایی کنترل مستندات 

روش اجرایی کنترل سوابق   

دستورالعمل مکاتبات 

ساختار سازمانی، شرح ماموریت واحدها و شرح وظایف پست های سازمانی 

روش اجرایی مدیریت ذی نفعان 

روش اجرایی مدیریت ریسک 

روش اجرایی مدیریت تغییرات 

روش اجرایی مدیریت دانش 

روش اجرایی مدیریت منابع 

روش اجرایی مدیریت ارتباطات 

روش اجرایی ممیزی داخلی

روش اجرایی مدیریت فرآیندها 

روش اجرایی تجزیه و تحلیل داده ها 

روش اجرایی اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه 

شما بعنوان مدیران و صاحبان کسب و کار یا یکی از کارشناسان کسب و کار (مشاوران هوشمند مدیریت) با الگو گرفتن از این نمونه ها ، می توانید فرآیند سازماندهی و مدیریت سیستم متناسب و هماهنگ با کسب و کار خودتان را تدوین نمایید.  

محتوای این نمونه ها مطابق آخرین الزامات ایزو ۹۰۰۱  ویرایش ۲۰۱۵ تهیه شده است.  

دوست خوبم، در دوره مربیگری کسب و کار یا بیزینس کوچینگ که به دو صورت حضوری و غیر حضوری برگزار می گردد، ما بطور کامل به نحوه طراحی و پیاده سازی ساختار سازمانی، شرح وظایف، روش های انجام فعالیت های کسب و کار (فرآیندها، روش های اجرایی، دستورالعمل های کاری) در جهت بهبود عملکرد و افزایش ظرفیت کسب درآمد سازمانی می پردازیم، جهت کسب اطلاعات بیشتر از محتوای دوره و نحوه برگزاری، بر روی نوشته زیر با عنوان مربیگری کسب و کار کلیک نمایید.   

نوشته های مرتبط: 

مربیگری کسب و کار(بیزینس کوچینگ)

 

محصولات مرتبط: 

برای دسترسی به محصول نمونه فرآیند سازماندهی و مدیریت سیستم و روش های اجرایی و دستورالعمل های پیوست آن، بر روی نوشته زیر کلیک نمایید. 

 نمونه فرآیند سازماندهی و مدیریت سیستم    

0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *