خط مشی شرکت

در ابتدا یک نکته را یادآوری می کنم، هدف میزبان شما علیرضا شجاعی به عنوان مشاور بهبود عملکرد سازمانی، آموزش سیستم سازی کسب و کار است. مدیران و صاحبان کسب و کار با طراحی ساختاری ساده و نظم دادن به کسب و کارشان با انجام کار کمتر و تمرکز بر روی کارهایی که ایجاد ارزش افزوده و درآمد می کند، نه تنها کسب و کارشان را رشد و توسعه داده و درآمد بیشتری کسب نمایند همچنین از انجام کارشان لذت ببرند.

الزامات سیستم مدیریت کیفیت  ایزو ۹۰۰۱  ویرایش ۲۰۱۵ در خصوص خط مشی 

تجربیات شخصی:

گاهی در نوشته ها اشاره ای به الزامات استانداردهای بین المللی از جمله سیستم مدیریت کیفیت یا استاندارد ایزو ۹۰۰۱ ویرایش ۲۰۱۵ دارم، هدفم آشنایی شما مدیران هوشمند با این الزامات است، از طرفی بیان این نکته که محتویات فرآیندهای نمونه در این سایت براساس الزامات استاندارد های بین المللی طراحی و تهیه شده است.

 من در گذشته به عنوان مشاور با شرکتهای مختلفی در رابطه با طراحی و پیاده سازی سیستم مدیریت کیفیت قرارداد پروژه طراحی و پیاده سازی سیستم داشته ام، ولی امروزه برنامه ام ثبت و انتقال تجربیات و آموزش دوستان و شرکت هایی است که به دنبال یادگیری هستند. 

داستان سیستم سازی کسب و کار برای گرفتن گواهینامه های بین المللی، چیزی شبیه مدارک دانشگاهی شده است. برنده ها و پیشتازان کسب و کار مدرک و مهارت را با هم دارند نه فقط مدرک، 

در بازار کسب و کار دوستانی هستند که یادگرفته اند و مهارت کسب کرده اند و صاحب کسب و کارهای بزرگ با درآمد عالی هستند، در حالی که تعدادی از آنها مدرک دانشگاهی ندارند و بالعکس افرادی هم با در دست داشتن مدارک مختلف فوق لیسانس و دکترا چند سال بیکار و به امید استخدام روزگار سپری می کنند.   

در مورد کسب و کارها نیز به همین ترتیب است، تعدادی از مدیران یا صاحبان کسب و کار فقط به دنبال گرفتن مدرک گواهینامه ایزو هستند و در نهایت هم می گیرند یا می خرند.  همانطور که بعضی افراد مدرک دانشگاهی می گیرند، ولی در دراز مدت باید با کسب و کارشان خداحافظی کنند. 

روش من در ارتباط با شرکت هایی که می خواستم به عنوان مشاور همکاری کنم به این ترتیب بود.

در ابتدا گفتگو یا مصاحبه ای با مدیر ارشد یا صاحب کسب و کار برگزار می کردم . اگر درک و برداشتم از صحبت های او این بود که فقط به دنبال گرفتن گواهینامه است به بهانه های مختلف کار را قبول نمی کردم .

در مواردی حتی پس از عقد قرارداد و سپری شدن چند هفته به این نتیجه می رسیدم که مدیریت مشارکت فعالی در طراحی و پیاده سازی سیستم ندارد، فرضا در جلسات هفتگی مشارکت نداشت، …مجددا به بهانه های مختلف از جمله اینکه شما مدیران فعالی هستید و مشغله کاری شما خیلی زیاد است ادامه پروژه را به زمان دیگری موکول می کردم .

امروز که این نوشته را می نویسم اکثر آن مدیران یا کسب و کارها که فقط به دنبال مدرک بودند، یا ورشکست شده اند و یا نوع کسب و کارشان را تغییر داده اند. و بالعکس مدیرانی که از ابتدا حضور فعالی در پروژه طراحی و پیاده سازی سیستم داشتند و به دنبال یادگیری و کاربردی نمودن الزامات بودند، از یک کارگاه و کسب و کار کوچک به یک شرکت بزرگ تبدیل شده اند. 

سعی کنیم با استفاده و الگو گرفتن از این استانداردها کسب و کارمان را رشد و توسعه دهیم و قدرت رقابتی آن را افزایش دهیم.    

عکس فرآیند کنترل و راهبری مدیریت 

الزامات استاندارد ایزو ۹۰۰۱ ویرایش ۲۰۱۵ در خصوص داشتن یک استراتژی مشخص یا ساخت چشم انداز و یا همان خط مشی شرکت:

۵ – ۲ – خط مشی 

۵ – ۲ – ۱ – برقراری خط مشی 

مدیریت ارشد باید یک خط مشی با مشخصات زیر استقرار دهد، اجرا و برقرار کند:

الف- متناسب با مقصد و فضای سازمان پشتیبان جهت گیری استراتژیک آن باشد.

ب – چارچوبی برای تعیین و بازنگری اهداف کیفیت فراهم کند.

پ- شامل تعهد به رعایت الزامات قابل کاربرد باشد .

ت – شامل تعهد به بهبود مستمر مدیریت کیفیت باشد. 

۵ – ۲ – ۲ – اطلاع رسانی خط مشی کیفیت

خط مشی کیفیت باید :

الف – به عنوان اطلاعات مدون در دسترس باشد.

ب – در سطح سازمان اطلاع رسانی، درک شده و به اجرا در آمده باشد.

پ – در شرایط لازم در دسترس طرف های ذی نفع مرتبط قرار گیرد.     

در رویکرد فرآیندی، فرآیند مدیریت استراتژیک به داشتن و نحوه تهیه و پیگیری یک استراتژی مشخص اشاره می کند.   

نمونه یک خط مشی شرکت

خط مشی سیستم مدیریت یکپارچه

شرکت احداث و توسعه نیروگاههای سیکل ترکیبی مپنا – توسعه ۲ با برخورداری از نیروی انسانی آموزش دیده و مجرب، در قالب یک مؤسسه اقتصادی جهت اجراء و مدیریت پروژه‌های نیروگاهی و صنعتی در داخل و خارج از کشور و با رعایت اصول فنی، کیفی و اقتصادی فعالیت کرده و در راستای اجرای سیستم مدیریت یکپارچه بر مبنای استانداردهای ISO 14001 , ISO 9001 , OHSAS 18001  رئوس خط مشی خود را براساس محورهای زیر استوار ساخته و خود را متعهد به اجرای اثر بخش آن می داند:

۱-توسعه قابلیتها و توانائیهای سازمانی، مدیریتی و اجرایی در زمینه اجرای پروژه های صنعتی با تاکید بر پروژه های نیروگاهی سیکل ترکیبی

۲-شناسایی، بروز آوری و ارتقاء منابع، بمنظور تامین خدمات و تجهیزات با تاکید بر منابع داخلی

۳-تلاش در جهت افزایش رضایت مشتری، ارتقاء کیفیت و بهبود مستمر سیستم مدیریت یکپارچه از طریق شناسایی، اجراء و کنترل فرآیندها و تعیین اهداف مناسب سازمانی

۴-  تعهد به پیشگیری از آلودگی محیط زیست در اجرای پروژه‌های نیروگاهی و صنعتی، مطابق با الزامات و قوانین سازمانهای مربوطه

۵-تعهد به حفظ سلامت کارکنان و کاهش حوادث نیروی انسانی، از طریق شناسایی، ارزیابی، پایش و هدف‌گذاری مخاطرات شغلی در جهت کاهش ریسک، در اجرای پروژه‌های نیروگاهی و صنعتی، ضمن تطابق آنها با قوانین و مقررات سازمانهای ذیربط

۶- حفظ، توسعه و استفاده بهینه از سرمایه های انسانی از طریق ارتقاء شایستگی های کارکنان، ایجاد و افزایش فرصتهای برابر یادگیری و زمینه های مشارکت

درک و اجرای این خط مشی و استقرار سیستم مدیریت یکپارچه بعهده همکاران و پایش و گزارش آن بعهده نماینده مدیریت می‌باشد. اینجانب اجراء، کارآیی و اثر بخشی خط مشی و سیستم مدیریت یکپارچه را در فواصل زمانی معین از طریق سیستم بازنگری مدیریت مورد  پایش قرار می دهم.

      نام و نام خانوادگی مدیر عامل   

      محل امضاء

به عنوان مشاور سیستم سازی کسب و کار، پیشنهاد می کنم خط مشی شرکت نیز از یک ساختار سیستمی  بطور نمونه تقسیم بندی زیر تشکیل شده باشد.  

۱ – معرفی شرکت / سازمان
۲ – بیان تعهدات

تعهدات بطور معمول ثابت می باشند و متناسب با تغییرات الزامات و استانداردها تغییر خواهند کرد.

برای نمونه :   

رعایت الزامات قانونی و سایر الزامات مرتبط

 تعهد به پیشگیری از آلودگی محیط زیست

 تعهد به حفظ سلامت کارکنان و کاهش حوادث نیروی انسانی

 تعهد به بهبود مستمر

۳ – رئوس استراتژی ها یا چارچوب اهداف شرکت / سازمان

رئوس استراتژی ها و اهداف می تواند برای هر شرکت متفاوت باشد، یعنی فعالیت هایی که شرکت می خواهد در راستای پاسخگویی به تعهدات انجام دهد.

 برای نمونه:      

رعایت الزامات استانداردهای مدیریتی از جمله ISO 14001 , ISO 9001:

توسعه قابلیتها و توانائیهای سازمانی، مدیریتی و اجرایی

تلاش در جهت افزایش رضایت مشتری

حفظ، توسعه و استفاده بهینه از سرمایه های انسانی

فراهم نمودن تسهیلات، تجهیزات ایمن و سالم و حفظ و نگهداری آنها در شرایط ایمن.

انجام سلسله فعالیت های تبلیغی سازمان یافته و منسجم برای بالا بردن دانش و آگاهی

مشارکت و الگوبرداری در فعالیت‌های سازمانهای پیشرو

۴ – مسئولیت کارکنان و مدیریت بر درک، اجرا ، کارآیی و اثر بخشی سیستم …

                                                                                                          

می توان برای درک، اجرا، کارآیی و اثر بخشی بهتر خط مشی،  محلی را برای امضاء تمامی کارکنان در نظر گرفت.

 

 

نوشته های مرتبط : 

کارشناس سیستم سازی کسب و کار شوید.