رویکرد فرآیندی زیر بنای سیستم سازی کسب و کار

رویکرد فرآیندی زیر بنای سیستم سازی کسب و کار، یعنی مدیر یا صاحب کسب و کار با استفاده از دسته بندی فعالیتهای اجرایی در قالب یک فرآیند و تعیین متولی فرآیند، بتواند با تفویض اختیار بخشی از انجام فعالیت ها را به دیگران بسپارد. 

چرخه چهار راه کسب درآمد

فرآیند

مجموعه‌ای از کارهای متوالی، متعدّد و پشت‌ سر‌هم که برای رسیدن به نتیجه‌ی خاص انجام می‌شود، یا یک مجموعه‌ای از فعالیت‌ها که با صرف منابع و مدیریت آن ها ، تبدیل ورودی‌ها را به خروجی‌ها امکانپذیر می‌سازد، یک فرآیند محسوب می‌شود. اغلب خروجی‌های یک فرآیند مستقیماً ورودی‌ها به فرآیند بعدی را شکل می‌دهد.

برای نمونه فرآیند آشپزی، مجموعه‌ی فعالیت‌های لازم برای پختن غذا را شامل می‌شود.

مستندسازی سیستم کسب و کار

رویکرد فرآیندی:

کاربرد یک سیستم متشکل از فرآیندها در یک سازمان، همراه با شناسایی و تعامل این فرآیندها و مدیریت بر آنها برای ایجاد خروجی‌های مطلوب را می‌توان رویکرد فرآیندی نامید. به بیان ساده، خروجی‌های یک سازمان همان محصولات و خدمات است که ایجاد ارزش افزوده و یا درآمد می‌کند. خروجی‌های مطلوب یعنی محصولات و خدماتی که نیازمندیهای مشتریان را تامین و رضایت آنها را جلب نماید.

فرآیندی کار کردن یعنی تیمی کار کردن، همانند یک تیم ورزشی که همه حمله یا دفاع می کنند، نه  اینکه هر کس فقط بخواهد پاسخگوی وظیفه سازمانی خود باشد.

در سیستم سازی کسب و کار مدیریت یعنی تسریع در طراحی و تدوین فرآیندها، در رویکرد فرآیندی برای طراحی و توسعه، اجرا یا پیاده‌سازی، و بهبود اثر بخشی فرآیندها چهار قدم یا مرحله زیر را در نظر می‌گیرند.

۱ – طرح ریزی

در این مرحله با توجه به اهداف، فرآیندهای ضروری برای رسیدن به نتایج منطبق با الزامات مشتری و خط مشی‌های سازمان را ایجاد می‌نمایند. طراحی فرآیندهای یک سیستم از شناخت خروجی‌هایش مشخص می شود. همانند غذای پخته شده

۲ – اجرا

فرآیندهای طراحی شده را اجرا می‌کنند.

۳ – کنترل

فرآیندها و محصول یا خدمات را در مقایسه با خط مشی‌ها، اهداف و الزامات محصول اندازه‌گیری و پایش نموده و نتایج را گزارش می‌نمایند.

۴ – اقدام

برای بهبود مداوم عملکرد فرآیندها، اقدام می‌نمایند.

 

 

رویکرد فرایندی زیر بنای سیستم سازی کسب و کار

دور یک میز بنشینید و موارد زیر را با تمام جزئیات در مورد سیستم خودتان پر کنید .

۱ – مرزهای سیستم کجاست؟ آیا فقط تیم شما را شامل می شود؟(چه کسانی از بیرون سازمان، سهام‌داران، مشتری ها، تامین کنندگان، سیاستمداران بخشی از سیستم شما هستند؟) مرز آن واحد شماست؟ آیا فقط با فرآیند خاصی سر و کار دارید؟ یا با کل سازمان؟ یا کل صنعت؟

۲ – چه ورودی هایی (کالا، سرمایه، نیروی کار ، اطلاعات) از بیرون می آید؟ این ورودی ها چه تغییراتی می کنند؟ چه خروجی هایی (گزارش ها، محصولات، خدمات، اعداد، اتلاف) تولید می شوند؟ چگونه جهان بیرون به این خروجی ها پاسخ می دهد و چگونه این پاسخ بر دور بعدی ورودی ها تاثیر می گذارد؟

 

برای نمونه شناخت فرآیندهای یک پیتزا فروشی‌:

یک پیتزا‌ فروشی سنتی: خرید مواد اولیه، پختن پیتزا،  فروش، گرفتن پول از مشتری، پاسخگویی به تلفن‌ها و نظافت مغازه و سایر کارها را یک نفر و همان صاحب مغازه انجام می‌دهد.

یک پیتزا فروشی مدرن: صاحب کسب‌و‌کار با شناسایی فرآیندهای کاری، می‌تواند از توانایی، تخصص و تجربه‌ی سایر افراد برای انجام هر یک و یا ترکیبی از کارهای اشاره شده استفاده نماید.

– خرید مواد اولیه (فرآیند تامین مواد ،کالا و تجهیزات)

– پختن پیتزا (فرآیند ساخت ، تولید‌و‌اجرا)

– کیفیت‌و مزه‌ی پیتزا (فرآیند کنترل کیفیت مواد اولیه‌ی خریداری شده، کنترل مراحل پختن و کیفیت محصول نهایی)

– فروش و گرفتن‌پول از مشتری و پاسخگویی به تلفن ها (فرآیند بازاریابی و فروش)

– کنترل هزینه‌ها و درآمدها (فرآیند مدیریت منابع مالی‌و‌حسابداری)

– نظافت مغازه ( فرآیند خدمات عمومی)

یکی از محصولات ما، یک نمونه روش اجرایی مدیریت فرآیندها می باشد. شما مشاوران هوشمند با مطالعه نمونه روش اجرایی می توانید روش اجرایی مدیریت فرآیندهای متناسب با کسب و کار خودتان را تدوین نمایید.  

 

نوشته های مرتبط:

کارشناس سیستم سازی کسب و کار شوید.