ساختار سازمانی غیر رسمی

آدرس نوشته در سایت: سیستم سازی کسب و کار / بهبود عملکرد سازمانی / آموزش سیستم سازی کسب و کار 

ساختار سازمانی غیر رسمی 

امروزه در عصر مشارکت زندگی می کنیم و با توجه به نیازمندیهای جدید فضای کسب و کار، در تعریف نقش ها، اختیارات و مسئولیت های سازمانی دیگر فقط ساختار سازمانی رسمی و سلسله مراتبی خشک و ارتشی نمی تواند باعث موفقیت در کسب و کار گردد،  لذا لازم است ساختار سازمانی غیر رسمی در کنار ساختار سازمانی رسمی تعریف و تعیین گردد.

به منظور استفاده از مشارکت و همفکری مدیران و کارشناسان مجرب در تصمیم‌سازی مسائل شرکت، هماهنگی و تسهیل در اجرای تصمیمات، تکمیل خلاء‌های ‌وظیفه‌ای و نیز کمک به انجام برخی مأموریت‌های واحدهای رسمی شرکت، کمیته‌ها و کمیسیون‌های فعال اعم از مشورتی و یا تصمیم گیری در سطح شرکت تشکیل می‌گردد.

ساختار سازمانی غیر رسمی شرکت

ساختار غیر رسمی ، ساختاری است که براساس موضوعیت کاری  به صورت موقتی یا دائم تعریف می گردد. برای نمونه یکی از ساختار های غیر رسمی که برای طراحی و پیاده سازی سیستم کسب و کار مطابق فرآیند سازماندهی و مدیریت سیستم تعریف  می گردد، به قرار زیر است .   

ستاد پروژه سیستم سازی کسب و کار شامل :

کمیته راهبری

کمیته  اجرایی

کمیته های کاری یا گروه های تخصصی

البته همانند ساختار رسمی، ساختار غیر رسمی بستگی به بزرگی و کوچکی کسب و کار شما دارد. در کسب و کارهای کوچک یک نفر یا یک تیم می تواند فعالیت های سازماندهی و مدیریت سیستم را انجام دهد.

تقریباً تمامی شرکت‌های موفق که به‌‌سرعت در کسب‌و‌کارشان رشد کرده‌اند، یک وجه مشترک بسیار مهم دارند. آنها جلسات منظمی برگزار می‌کنند که در آن، تمامی کارکنان ایده‌ها، نظرات و احساسات خود را در یک فضای به اندازه کافی صمیمی و قابل اعتماد و بدون هیچ ترسی بیان و به رشد تفکر سیستمی و شرکت کمک می‌کنند.

هر چه میزان مشارکت افراد کلیدی(از واحدهای مختلف سازمان که با مشکل ارتباط نزدیکی دارند) و طرف های ذینفع(مشتریان، تامین‌کنندگان،…) در ساختار غیر رسمی بیشتر باشد، بهره وری کار بیشتر خواهد بود.  

یکی از بهترین دست آوردها در برگزاری جلسات دوره ای و موردی کمیته ها بحث و بررسی و رسیدن به یک زبان مشترک است. یکی از اثربخش ترین استراتژی ها استفاده از زبانی است که دیگران می فهمند. وقتی افراد کلماتی نا آشنا می شنوند، قبل از این که موضوع را متوجه شوند، خسته می شوند.     

کمیته راهبری:

با عضویت مدیر عامل و تعدادی از مدیران ارشد شرکت با مسئولیت تعیین تکلیف و جمع بندی نقطه نظرات و  تصویب مدارک، موفقیت و شکست سیستم سازی کسب و کار به صلاحیت و مشارکت مدیران ارشد بستگی دارد.     

کمیته اجرایی:

با عضویت مدیران میانی و نمایندگان واحدهای مختلف با هدف تهیه و تدوین مدارک مشترک بویژه  نظامنامه و طرح کلان  فرآیندها، و بررسی و تایید مدارک (فرآیندها، روش های اجرایی و دستورالعمل ها)

کمیته ها یا گروه‌های تخصصی:

با عضویت کارشناسان و دست‌اندرکاران مرتبط با یک موضوع کاری با هدف تهیه و بازنگری مدارک (فرآیندها، روش های اجرایی و دستورالعمل‌های‌کاری)

مسئولیت پست های سازمانی برای سیستم

سایر کمیته های مورد نیاز می تواند به قرار زیر باشند.

تعداد کمیته ها بستگی به کوچکی و بزرگی و نوع کار شما دارد ، در کسب و کارهای کوچک یک کمیته وظایف تعدادی زیادی از کمیته های زیر را انجام می دهد.  

کمیته برنامه ریزی استراتژیک

کمیته بازاریابی و فروش

کمیته پذیرش (جذب نیروی انسانی)

کمیته آموزش

کمیته بودجه

کمیته ایمنی و بهداشت شغلی

کمیته یا کمیسیون معاملات

 وجود کمیته ها باعث می شود تفکر نگرش واحدی و وظیفه ای کمرنگ و تفکر کار تیمی و  گروهی در جهت موفقیت شرکت پر رنگ تر می شود.

وظایف پست های سازمانی در ساختار رسمی شرکت باعث می شود به مرور زمان افراد فقط  به فکر کار و وظیفه واحدی خود باشند، کار و موفقیت سایر واحدها برای آنها خیلی اهمیت ندارد .

همانند داستان افرادی که داخل کشتی نشسته اند و یکنفر زیر پای خودش را سوراخ کند، همه غرق و نابود می شوند.

همه کارکنان باید در زمینه تخصصی خود خیلی بدانند ولی در مورد زمینه کاری سایر واحدها یک چیزی بدانند.

وظیفه همه کارکنان  بازاربی و فروش محصولات شرکت است نه فقط کارکنان واحد بازاریابی و فروش، مثل یک تیم فوتبال که همه با هم حمله و دفاع می کنند، تصور کنید یکنفر بگوید وظیفه من فقط گل زدن است و دفاع کردن وظیفه من نیست.  

نوشته های مرتبط:

نقش ها، مسئولیت ها و اختیارات

ساختار سازمانی چیست؟

ساختار سازمانی رسمی شرکت 

شش دلیل برای کارآمدی بهتر ساختار سازمانی غیر رسمی

 کارشناس سیستم سازی کسب و کار شوید.