شش دلیل برای کارآمدی بهتر ساختار سازمانی غیر رسمی

آدرس نوشته در سایت: سیستم سازی کسب و کار / بهبود عملکرد سازمانی / آموزش سیستم سازی کسب و کار

شش دلیل برای کارآمدی بهتر ساختار سازمانی غیر رسمی

 
۱- توانایی ذهن مدیر محدود است. 

ساختار رسمی یا سلسله مراتبی ارتباطات شبکه‌ای بین افراد را از هم می‌پاشد و تنها ارتباطی از پایین به بالا را باقی می‌گذارد. آن گاه راه‌های توزیع نیرو بسته می‌شود. تصمیمات و تحلیل‌ها تنها یک مسیر برای انتخاب دارند، در حالی که در سیستم نامنظم شبکه‌ای امکان بهره‌گیری از تمام پتانسیل کاری کارکنان  وجود دارد. 
بزرگ‌ترین ایراد ساختار سلسله مراتبی ‌این است که مدیر سازمان فشار انبوهی از نیروها را به سمت خود هدایت می‌کند و از آنجا که توان تصمیم‌گیری و توان ذهنی‌اش محدود است، آنگاه ممکن است:

الف –  با یک تصمیم اشتباه کل سازمان را دچار مشکل سازد.

ب – گلوگاه کاری مدیر است، یعنی به میزان وقت و انرژی که مدیر واحد اختصاص می دهد کارها انجام می شود.

من به عنوان مشاور نقاط ضعف این ساختار خصوصا در سیستم‌های دولتی را به وفور مشاهده کرده ام .  در حالی که امکان مشارکت و اختیار تصمیم از کارمندان اخذ شده است تمامی فعالیت ها و انتخاب‌ها به سمت مدیر هدایت شده است.

به علت توانایی جسمی و ذهنی محدود و محدودیت زمانی  مدیر، از یک طرف انجام فعالیت ها با تاخیر مواجه شده و از یک طرف دیگر پردازش‌های ذهنی گاهی ضعیف شده و امکان اتخاذ تصمیمات درست کمتر خواهد شد.

در واقع ساختار رسمی سلسله‌مراتبی، تلاش ذهن محدود انسان برای مدیریت منابع نامحدود است. بر عکس در ساختار غیر رسمی شبکه‌ای با کاهش مدیریت متمرکز امکان بهره‌برداری از تمام پتانسیل‌ها وجود خواهد داشت. 

۲- متغیر‌های تصمیم‌گیری قطعی نیستند. 

ساختار سلسله مراتبی برای یافتن و اعمال بهترین تصمیمات در سیستم به وجود آمده است؛ اما ساختار شبکه‌ای در جست‌وجوی تصمیم‌های بهینه است. در ساختار شبکه‌ای نهادهای کوچک تصمیم‌گیری در تعامل باهم رفتار آینده سیستم را رقم می‌زنند. در نقد مدیریت متمرکز و در دفاع از مدیریت شبکه‌ای باید گفت که در هر تصمیم، ما بخش کوچکی از آن هستیم.

متغیر‌های بسیاری در یک تصمیم یا اقدام موثر خواهند بود. بسیاری از این متغیر‌ها خارج از کنترل ما هستند و لذا انتظار برای محقق شدن آنها گاه به قیمت از دست دادن زمان‌های ارزشمندی خواهد بود. 

۳ – چند اشتباه کوچک بهتر از یک اشتباه بزرگ است. 

ساختار شبکه‌ای اصولا ساختار نظم‌پذیری نیست. این امکان هم وجود دارد که تصمیمات اشتباهی هم اتخاذ شود؛ اما آنچه ساختار شبکه‌ای را حائز اهمیت می‌سازد پایداری آن و قابلیت انطباق با محیط اطراف است. در ساختار شبکه‌ای کارکنان در رده های مختلف در ارتباط هستند.  تصمیم درست حاصل تعاملی است که کارکنان با سایرکارکنان انجام می‌دهند.

باید در نظر داشت بی نظمی و اشتباه در ژن شبکه‌ها وجود دارد و این گریزناپذیر است. در ساختار سلسله مراتبی امکان اشتباهات کوچک کمتر است؛ اما امکان ارتکاب اشتباهات بزرگ و جبران نشدنی بیشتر است. این در ساختار شبکه‌ای بر عکس است. عارضه اصلی در ساختار سلسله مراتبی ‌این است که در ساختار سلسله مراتبی به مرور و به صورت نامحسوس تمام تصمیمات کوچک و بزرگ و مهم و غیرمهم به سمت گلوگاه‌های تنگ تصمیم‌گیری جاری خواهند شد. در‌این حالت در تقسیم نیروها عدم توازنی پیش خواهد آمد که منجر به انفعال سیستم خواهد شد.

در ساختار شبکه‌ای هر فرد نقشی دارد. نقش هایی مانند تکنسین، محقق، مدیر، تحلیلگر، رهبر، کارشناس و… هیچ فردی بر دیگری ارجحیت ندارد، منتها افراد  قوی‌تر می‌توانند موج‌های قوی‌تری ایجاد کنند. یک نفر تمام تصمیمات را نمی‌گیرد، بلکه هر فرد از آزادی عمل نسبی برخوردار است. هر فرد در بخشی از تصمیم‌گیری شرکت می‌کند و مسوولیت آن را هم به عهده می‌گیرد.

 
۴- تثبیت نتایج کوچک بهتر از اخذ نتایج بزرگ است

ساختار شبکه‌ای به جای نتایج بزرگ  در فکر تثبیت نتایج کوچک است. در ساختار شبکه‌ای مجموعه‌ای از تصمیمات کوچک یک تصمیم بزرگ را می‌سازند و حرکت بر اساس چندین تصمیم کوچک و همراستا انجام می‌شود؛ اما در ساختار سلسله مراتبی حرکت بر اساس یک تصمیم بزرگ انجام می‌شود.

۵- فرآیندهای موازی برای انعطاف سیستم لازم است.

در مدیریت شبکه‌ای هر راهکاری که امیدی برای حل مساله داشته باشد، مورد توجه است.  فعالیت‌های موازی بیشتر از کارهای  سری است. هر اقدام منتظر اقدام قبلی نیست، بلکه سعی بر این است که وابستگی فرآیندها به حداقل برسد. آفت بزرگ در سیستم بوروکراسی اداری که باعث بسیاری از تاخیرها و کارشکنی‌ها و ناکامی‌ها در پروژه‌های محلی خواهد شد، همانا فرآیندهای سری است. استعداد فرآیندهای سری به گونه‌ای است که فقط در صورت انجام موفقیت‌آمیز مرحله قبل می‌توان به مرحله بعدی وارد شد. گاه نقص‌های کوچک باعث بن‌بست‌های بزرگ خواهد شد. چه بسیاری از بزرگ‌ترین پروژه‌ها به علت مسائل پیش پا افتاده به توقف کشیده شده‌اند.  فرآیندها در سیستم اداری برای نجات از بن‌بست بوروکراسی نیاز به یک بازبینی بر اساس اصول مدیریت توزیع یافته(شبکه‌ای) خواهند داشت.

به این معنی که موازی کاری‌ها افزایش یافته و وابستگی فرآیندها به هم کمتر شود. این امر نیاز به تغییر دیدگاه از سری به موازی دارد که کار آسانی نخواهد بود. نیاز به تمرین و ممارست خواهد داشت و همچنین پذیرش بی‌نظمی و ابهام در سیستم. 

۶ – بدن انسان به عنوان نمونه‌ای از همکاری ساختار رسمی و ساختار غیر رسمی

مطالعات نشان می‌دهد که مغز انسان ساختاری شبکه‌ای متشکل از میلیاردها سلول دارد. این سلول‌های مغزی در تعامل باهم، اعمال و رفتار و افکار و تصورات انسان را تشکیل می‌دهند. البته ساختار شبکه‌ای تصمیم گیری در مغز انسان نیز صد در صد تضمین نمی‌کند که تصمیمات ما درست بوده باشد. این را می‌شود از اشتباهات متعدد انسان دید. 

ما در سیستم سازی کسب و کار با طراحی ساختار سازمانی شرکت،  از مزایای  ساختار سازمانی سلسله مراتبی بهره مند می شویم  و با تعریف کمیته ها یا گروه های کاری با عضویت کارکنان از واحدهای مختلف شرکت، از توان و ظرفیت به اشتراک گذاری اطلاعات و مهارت های ساختار سازمانی غیر رسمی یا  شبکه ای بهره مند    می شویم.

با نگاهی به اطراف خود اعم از ابزارها و تکنولوژی‌ها گرفته تا اکو سیستم‌های طبیعت می‌توان نمونه‌های مختلفی از همکاری ساختار رسمی و ساختار غیر رسمی را مشاهده کرد: نمونه‌هایی مانند کارکرد سیستم های مختلف بدن و ارتباط آنها با سایر سیستم ها

ساختار رسمی :

سیستم گردش خون

سیستم اسکلت بندی

سیستم تنفسی

سیستم عصبی

ساختار غیر رسمی

ارتباط متقابل عملکرد سیستم های مختلف بدن بر روی یکدیگر

برای نمونه ارتباط سیستم گردش خون با سیستم تنفسی

در یک شرکت بهترین وضعیت وجود هر دو ساختار سازمانی در کنار همدیگر می باشد. فقط باید با تعریف دقیق فرآیندها، روش های اجرایی و دستورالعمل های کاری و شفاف ساختن نقش ها بتوانیم از سطح بالای مشارکت نیروی کار در فعالیت های شرکت بهره مند شو یم.

تحقیقات نشان می دهد که شفاف بودن انتظاراتی که از یک نفر وجود دارد شالوده اساسی ایجاد یک محیط کار با میزان بالای دلبستگی شغلی و سطح بالای عملکرد را تشکیل می دهد. 

به نظر میزبان شما علیرضا شجاعی،  نسبت استفاده و مشارکت این دو ساختار سازمانی بستگی به نوع کسب و کار شما دارد.

در کسب و کار هایی که درصد انجام فعالیتهای مکانیکی و تکراری زیاد است، همانند شرکت های تولیدی تمرکز بر ساختار سازمانی سلسله مراتبی، نتیجه بهتری به دنبال خواهد داشت.    

بالعکس در کسب و کارهایی که درصد انجام فعالیتهای تصمیم گیری و مدیریتی بیشتر است، همانند شرکت های تحقیقاتی و مدیریتی ، تمرکز بیشتر بر ساختار سازمانی غیر رسمی یا مشارکتی، نتیجه بهتری به دنبال خواهد داشت.  

وضعیت موجود در دنیای واقعی کسب و کار:

مدیران با سواد، با تجربه و هوشمند، مدیرانی که به فکر منفعت و رشد و توسعه و بهره وری شرکت و به دنبال آن کشورشان هستند، به تقویت ارتباط کارکنان زیر مجموعه خود با کارکنان واحدهای دیگر، در چهار چوب ساختار سازمانی غیر رسمی یا شبکه ای بیشتر بها می دهند.    

و بالعکس در مورد مدیران بی سواد و بی تجربه، به خصوص در شرکت های دولتی که معمولا با رابطه و ارتباط فامیلی پست های مدیریتی را تصاحب و اشغال کرده اند، مدیرانی که به طور معمول نسبت به کارکنان زیر مجموعه خود از دانش، تحصیلات و تجربه کاری کمتری برخوردارند، آنهایی که بیشتر به فکر منفعت شخصی و حفظ وضعیت موجود می باشند، در عمل از تقویت ساختار سازمانی غیر رسمی حمایت و استقبال نمی کنند.

نوشته های مرتبط :

کارشناس سیستم سازی کسب و کار شوید. 

ساختار سازمانی چیست؟  

ساختار سازمانی رسمی شرکت 

ساختار سازمانی غیر رسمی 

 

محصولات مرتبط: 

آیین نامه کمیته های شرکت 

 

برای دسترسی به فایل پی دی اف نوشته بر روی نوشته زیر کلیک کنید.

why unofficial organization